Termin zapłaty faktury B2B: 60 dni, odsetki i rekompensata 40 euro

Problem: klient płaci, kiedy mu pasuje

W małej firmie usługowej — remontowej, marketingowej, informatycznej, księgowej — zwykle nie ma osoby, której jedynym zadaniem jest pilnowanie należności. Faktura idzie mailem, a potem właściciel albo księgowa sprawdza konto raz na jakiś czas i dopiero wtedy zauważa, że klient nie zapłacił w terminie. Do tego momentu nikt nie wie, czy 20 dni spóźnienia to już powód do odsetek, czy jeszcze nie, i czy w ogóle warto się tym przejmować przy kliencie, z którym współpracuje się od lat.

To pytanie ma konkretną odpowiedź w przepisach — nie trzeba jej zgadywać ani ustalać z klientem od nowa przy każdej fakturze.

Brak terminu w umowie: odsetki po 30 dniach

Jeśli strony transakcji handlowej nie ustaliły w umowie terminu zapłaty, wierzycielowi przysługują bez wezwania odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych po upływie 30 dni liczonych od dnia spełnienia świadczenia, aż do dnia zapłaty — tak wprost stanowi art. 6 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (tekst jednolity, Dz.U. 2023 poz. 1790). „Bez wezwania" oznacza, że wierzyciel nie musi nikogo formalnie ponaglać, żeby odsetki zaczęły się naliczać — one należą się z mocy samego przepisu, licząc od dnia, w którym usługa została wykonana.

Termin ustalony w umowie: nie więcej niż 60 dni

Wiele firm usługowych ma w umowach zapisany konkretny termin płatności — 14, 21, 30 dni. Przepisy stawiają temu granicę, o której warto wiedzieć zanim zgodzi się na dłuższy termin zaproponowany przez większego klienta.

Ust. 2: 60 dni, chyba że strony wyraźnie ustalą inaczej

Termin zapłaty określony w umowie nie może przekraczać 60 dni od doręczenia faktury lub rachunku, chyba że strony wyraźnie ustalą inaczej i nie jest to rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela (art. 7 ust. 2). To zostawia miejsce na dłuższy termin, ale tylko jeśli obie strony świadomie się na niego zgodziły, a nie dlatego, że tak po prostu wygląda wzór umowy większego kontrahenta.

Ust. 2a: duży dłużnik, mały wierzyciel — bez wyjątku

Gdy dłużnikiem zobowiązanym do zapłaty jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem mikro-, mały lub średni przedsiębiorca, termin zapłaty nie może przekroczyć 60 dni — bez możliwości umownego wydłużenia (art. 7 ust. 2a). Dla małej firmy usługowej, która świadczy usługi większej spółce, to oznacza konkretny limit niezależny od tego, co zapisano w umowie ramowej.

Art. 8a: data doręczenia faktury nie podlega negocjacji

Strony nie mogą samodzielnie ustalić w umowie, jaka data uznawana jest za datę doręczenia faktury (art. 8a) — liczy się faktyczna data doręczenia, a nie ta, którą wygodnie byłoby przyjąć jednej ze stron. Przy terminie zapłaty niezgodnym z ust. 2 lub 2a odsetki przysługują po upływie 60 dni od doręczenia faktury (art. 7 ust. 3), więc próba obejścia limitu w umowie i tak kończy się tym samym terminem naliczania odsetek.

Rekompensata art. 10: 40, 70 albo 100 euro

Od dnia nabycia uprawnienia do odsetek wierzycielowi przysługuje od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności — jej wysokość zależy od wartości świadczenia: 40 euro, gdy świadczenie nie przekracza 5000 zł; 70 euro, gdy jest wyższe niż 5000 zł, ale niższe niż 50 000 zł; 100 euro, gdy jest równe lub wyższe od 50 000 zł (art. 10 ust. 1 tejże ustawy). Kwotę przelicza się po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne (art. 10 ust. 1a) — dokładny kurs zależy od miesiąca, więc liczy się metoda przeliczenia, a nie jedna stała liczba.

Ważne: rekompensata przysługuje niezależnie od tego, czy wierzyciel poniósł jakiekolwiek koszty odzyskiwania należności — nie trzeba nikomu niczego udowadniać. Jeśli rzeczywiste koszty odzyskiwania były wyższe niż ta kwota, ustawa dopuszcza dodatkowo zwrot uzasadnionych kosztów przewyższających rekompensatę (art. 10 ust. 2).

Policz to na swojej fakturze

Zasada progów jest prosta, ale najłatwiej ją zrozumieć na przykładzie — przykład na liczbach umownych, podstaw swoje: faktura na 4800 zł nie przekracza 5000 zł, więc próg to 40 euro. Faktura na 12000 zł jest wyższa niż 5000 zł i niższa niż 50 000 zł, więc próg to 70 euro. Faktura na 50000 zł jest równa granicznym 50 000 zł, więc próg to już 100 euro. Trzy różne kwoty faktur, trzy różne progi — i żadna z tych rekompensat nie zależy od tego, ile faktycznie kosztowało dzwonienie czy pisanie do klienta.

Dlaczego data doręczenia faktury ma znaczenie

Skoro i 60-dniowy limit, i moment naliczania odsetek, i próg rekompensaty liczą się od daty doręczenia faktury, ta data musi być czymś więcej niż domysłem „chyba w zeszłym tygodniu". Potwierdzenie odbioru maila, data wysyłki przez system fakturowania albo — coraz częściej — znacznik czasu z KSeF dają twardy punkt odniesienia, od którego liczy się cały dalszy bieg terminów. O tym, co system fakturowania musi umieć zapisać w kontekście KSeF, piszemy osobno w automatyzacji fakturowania a KSeF — tu nie powtarzamy tego wątku.

Drabinka przypomnień: zanim dojdzie do wezwania

Przypomnienie wysłane zbyt późno nic nie zmienia, a wysłane zbyt agresywnie psuje relację z klientem, z którym firma może współpracować jeszcze długo. Sprawdzony rytm wygląda tak: przypomnienie na 3 dni przed terminem (uprzejme, informacyjne — nie wygląda jak pretensja), wiadomość w dniu terminu (potwierdzenie, że termin właśnie minął), kolejna po 7 dniach spóźnienia (już z konkretną datą i kwotą) i ostatnia po 14 dniach, zanim sprawa trafi do kogoś, kto zadzwoni osobiście.

Żadna z tych wiadomości nie powinna zawierać gróźb ani obietnicy „gwarantowanej zapłaty" — chodzi o fakty (numer faktury, kwota, liczba dni spóźnienia) i jasny następny krok, nie o straszenie klienta.

Kiedy wezwanie do zapłaty, a kiedy prawnik

Formalne wezwanie do zapłaty ma sens, gdy przypomnienia z drabinki nie przyniosły odpowiedzi przez kilka tygodni, a kwota jest na tyle istotna, że warto to udokumentować na piśmie. Ocenę, czy konkretna sprawa wymaga już prawnika — na przykład przy sporze co do samego wykonania usługi albo przy dużej, powtarzającej się kwocie — zostawiamy prawnikowi; to nie jest decyzja, którą da się podjąć na podstawie samego kalendarza spóźnień.

Zrób to sam: tabela należności

Zanim cokolwiek zautomatyzujesz, złóż prostą tabelę w arkuszu: klient, numer faktury, data doręczenia, termin zapłaty, liczba dni po terminie, próg rekompensaty według art. 10, następny krok i osoba odpowiedzialna. Wypełnienie tej tabeli za ostatnie trzy miesiące pokazuje coś, czego nie widać z poziomu pojedynczej faktury — czy spóźnienia to wyjątek, czy wzorzec u konkretnych klientów, i czy drabinka przypomnień w ogóle istnieje, czy działa tylko w głowie właściciela.

Jak to wygląda, gdy należności pilnuje system

Zamiast ręcznie sprawdzać skrzynkę i pamiętać o terminach, przypomnienia przed terminem i po nim mogą wychodzić jako Automatyczne wiadomości, a Finanse pokazują przychody, koszty i marżę na bieżąco — więc spóźniona zapłata nie wychodzi na jaw dopiero przy zamknięciu miesiąca.

System nie nalicza odsetek ani nie ocenia sporu z klientem — to zostaje po stronie właściciela i, jeśli trzeba, prawnika. To, co system robi, to pilnowanie dat i wysyłanie przypomnień w ustalonym rytmie, żeby żadna faktura nie „zgubiła się" w skrzynce na trzy miesiące. Gdy przypomnienie zostaje bez odpowiedzi, kolejne wychodzi w zaplanowanym czasie, a zadanie „zadzwoń do klienta" trafia na listę w module Zadania z konkretnym terminem i osobą odpowiedzialną, zamiast wisieć w pamięci kogoś, kto akurat ma wolną chwilę.

Całą historię kontaktu z klientem — faktury, przypomnienia, telefony — zbierają w jednym miejscu CRM i automatyzacje, a jeśli dane o fakturach żyją w osobnym systemie księgowym, Integracje spinają go z resztą procesu, żeby nie trzeba było przepisywać tych samych liczb ręcznie.

Ten sam temat z drugiej strony — jako dostawca płacący innym firmom, a nie jako wierzyciel czekający na zapłatę — rozkładamy w tekście terminy płatności dostawcom i plan gotówki. Mechanizm przypomnień, na którym opiera się cała ta drabinka, opisujemy szerzej w automatyzacji follow-up, a to, jak zamienić tabelę należności w liczby, na które właściciel faktycznie patrzy co tydzień, wyjaśniamy w automatyzacji raportowania. Ile w praktyce kosztuje wdrożenie takiego procesu w małej firmie, rozkładamy w ile kosztuje automatyzacja procesów.

Najczęściej zadawane pytania

Jaki jest maksymalny termin zapłaty faktury między firmami w Polsce?

Co do zasady 60 dni od doręczenia faktury, chyba że strony wyraźnie ustalą inaczej i nie jest to rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela; gdy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem mikro-, mały lub średni — 60 dni obowiązuje bez wyjątku umownego.

Czy odsetki przysługują automatycznie, bez wzywania klienta?

Tak — jeśli w umowie nie ustalono terminu zapłaty, odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych przysługują bez wezwania po upływie 30 dni od dnia wykonania usługi.

Ile wynosi rekompensata za koszty odzyskiwania należności?

40 euro, gdy wartość świadczenia nie przekracza 5000 zł; 70 euro, gdy jest wyższa niż 5000 zł, ale niższa niż 50 000 zł; 100 euro, gdy jest równa lub wyższa od 50 000 zł — przeliczane po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności.

Czy trzeba udowodnić poniesione koszty, żeby dostać rekompensatę?

Nie — rekompensata przysługuje bez wezwania i niezależnie od tego, czy wierzyciel rzeczywiście poniósł koszty odzyskiwania należności; jeśli realne koszty były wyższe, można dodatkowo dochodzić ich zwrotu ponad tę kwotę.

Czy strony mogą same ustalić w umowie datę doręczenia faktury?

Nie — przepisy wprost tego zabraniają; liczy się faktyczna data doręczenia, od której biegną zarówno termin zapłaty, jak i moment naliczania odsetek.

Kiedy warto wysłać formalne wezwanie do zapłaty?

Gdy przypomnienia z ustalonej drabinki nie przyniosły odpowiedzi przez kilka tygodni, a kwota jest na tyle istotna, że warto udokumentować sprawę na piśmie — a przy sporze co do samej usługi albo dużej kwocie lepiej skonsultować dalsze kroki z prawnikiem.