Строк оплати рахунку між фірмами в Польщі: 60 днів, відсотки й компенсація 40 євро

Проблема: клієнт платить, коли йому зручно

У невеликій фірмі послуг — ремонтній, маркетинговій, IT, бухгалтерській — зазвичай немає людини, чиє єдине завдання — стежити за дебіторкою. Рахунок іде поштою, а потім власник або бухгалтер час від часу перевіряє рахунок у банку і лише тоді помічає, що клієнт не заплатив вчасно. До цього моменту ніхто не знає, чи є 20 днів прострочення вже приводом для відсотків, чи ще ні, і чи взагалі варто перейматися через клієнта, з яким працюєш роками.

У цього питання є конкретна відповідь у законі — не потрібно гадати чи заново домовлятися з клієнтом при кожному рахунку.

Немає строку в договорі: відсотки після 30 днів

Якщо сторони торгової угоди не встановили в договорі строк оплати, кредитору без попередження належать законні відсотки за прострочення в торгових угодах після спливу 30 днів, рахуючи від дня виконання кредитором своєї послуги, аж до дня оплати — саме так каже art. 6 ust. 1 закону про протидію надмірним затримкам у торгових угодах (єдиний текст, Dz.U. 2023 poz. 1790). «Без попередження» означає, що кредитору не потрібно формально когось квапити, щоб відсотки почали нараховуватися — вони належать в силу самого закону, рахуючи від дня виконання послуги.

Строк, встановлений у договорі: не більше 60 днів

У багатьох фірм послуг у договорах прописаний конкретний строк оплати — 14, 21, 30 днів. Закон ставить цьому межу, про яку варто знати, перш ніж погоджуватися на довший строк, запропонований великим клієнтом.

Ust. 2: 60 днів, якщо сторони прямо не домовилися інакше

Строк оплати, встановлений у договорі, не може перевищувати 60 днів з дати доручення рахунку, якщо сторони прямо не домовилися інакше і це не є грубо нечесним щодо кредитора (art. 7 ust. 2). Це залишає місце для довшого строку, але лише якщо обидві сторони свідомо на нього погодилися, а не тому, що так просто виглядає шаблон договору більшого контрагента.

Ust. 2a: великий боржник, малий кредитор — без винятку

Якщо боржником, зобов'язаним заплатити, є великий підприємець, а кредитором — мікро-, малий або середній підприємець, строк оплати не може перевищувати 60 днів — без можливості продовження за договором (art. 7 ust. 2a). Для невеликої фірми послуг, яка працює на більшу компанію, це конкретний ліміт, що не залежить від того, що написано в рамковому договорі.

Art. 8a: дату доручення рахунку не можна призначити самим

Сторони не можуть самі встановити в договорі, яка дата вважається датою доручення рахунку (art. 8a) — має значення фактична дата доручення, а не та, яку зручно було б прийняти одній зі сторін. За строку оплати, що не відповідає ust. 2 або 2a, відсотки належать після спливу 60 днів з дати доручення рахунку (art. 7 ust. 3), тож спроба обійти ліміт у договорі все одно закінчується тим самим строком нарахування відсотків.

Компенсація за art. 10: 40, 70 або 100 євро

Від дня набуття права на відсотки кредитору належить від боржника, без попередження, компенсація витрат на стягнення заборгованості — її розмір залежить від суми боргу: 40 євро, якщо сума не перевищує 5000 PLN; 70 євро, якщо вона вища за 5000 PLN, але нижча за 50 000 PLN; 100 євро, якщо вона дорівнює або вища за 50 000 PLN (art. 10 ust. 1 того самого закону). Суму перераховують за середнім курсом євро NBP з останнього робочого дня місяця, що передує місяцю, в якому борг став wymagalny (art. 10 ust. 1a) — точний курс залежить від місяця, тому важливий спосіб перерахунку, а не одна фіксована цифра.

Важливо: компенсація належить незалежно від того, чи поніс кредитор реальні витрати на стягнення, — нікому нічого доводити не потрібно. Якщо реальні витрати на стягнення виявилися вищими за цю суму, закон дозволяє додатково вимагати відшкодування обґрунтованих витрат понад компенсацію (art. 10 ust. 2).

Порахуй на своєму рахунку

Правило порогів просте, але найлегше зрозуміти його на прикладі — приклад на умовних числах, підстав свої: рахунок на 4800 PLN не перевищує 5000 PLN, отже поріг — 40 євро. Рахунок на 12000 PLN вищий за 5000 PLN і нижчий за 50 000 PLN, отже поріг — 70 євро. Рахунок на 50000 PLN дорівнює граничним 50 000 PLN, отже поріг вже 100 євро. Три різні суми рахунків, три різні пороги — і жодна з цих компенсацій не залежить від того, скільки реально коштували дзвінки чи листи клієнту.

Чому дата доручення рахунку має значення

Оскільки і 60-денний ліміт, і момент нарахування відсотків, і поріг компенсації рахуються від дати доручення рахунку, ця дата має бути чимось більшим, ніж здогадка «здається, минулого тижня». Підтвердження отримання листа, дата відправлення через систему виставлення рахунків або — дедалі частіше — позначка часу з KSeF дають тверду точку відліку, від якої рахуються всі подальші строки. Про те, що система виставлення рахунків має вміти записувати в контексті KSeF, пишемо окремо в автоматизації виставлення рахунків та KSeF — тут не повторюємо цю тему.

Драбина нагадувань: перш ніж дійти до wezwania

Нагадування, надіслане надто пізно, нічого не змінює, а надіслане надто агресивно псує стосунки з клієнтом, з яким фірма може працювати ще довго. Перевірений ритм виглядає так: нагадування за 3 дні до строку (ввічливе, інформаційне — не схоже на претензію), повідомлення в день строку (підтвердження, що строк щойно минув), наступне через 7 днів прострочення (вже з конкретною датою і сумою) і останнє через 14 днів, перш ніж справа дійде до того, хто зателефонує особисто.

Жодне з цих повідомлень не повинно містити погроз чи обіцянки «гарантованої оплати» — йдеться про факти (номер рахунку, сума, кількість днів прострочення) і зрозумілий наступний крок, а не про залякування клієнта.

Коли wezwanie, а коли до юриста

Формальне wezwanie має сенс, коли нагадування з драбини не принесли відповіді кілька тижнів, а сума достатньо значима, щоб задокументувати це письмово. Оцінку того, чи потрібен конкретній справі вже юрист — наприклад, при спорі про саме виконання послуги або при великій, повторюваній сумі, — залишаємо юристу; це не те рішення, яке можна ухвалити лише за календарем прострочень.

Перевір сам: таблиця дебіторки

Перш ніж щось автоматизувати, склади просту таблицю у файлі: клієнт, номер рахунку, дата доручення, строк оплати, кількість днів після строку, поріг компенсації за art. 10, наступний крок і відповідальна людина. Заповнення цієї таблиці за останні три місяці показує те, що не видно на рівні окремого рахунку, — чи прострочення це виняток, чи закономірність у конкретних клієнтів, і чи існує драбина нагадувань взагалі, чи вона працює лише в голові власника.

Як це виглядає, коли за дебіторкою стежить система

Замість того щоб вручну перевіряти пошту і пам'ятати про строки, нагадування до строку і після нього можуть надходити як Автоматичні повідомлення, а Фінанси показують виручку, витрати й маржу в поточному режимі — і прострочена оплата не спливає лише при закритті місяця.

Система не нараховує відсотки і не оцінює спір з клієнтом — це залишається на стороні власника і, якщо потрібно, юриста. Що робить система — стежить за датами і надсилає нагадування у заданому ритмі, щоб жоден рахунок не «загубився» у пошті на три місяці. Якщо нагадування залишається без відповіді, наступне надходить у запланований час, а завдання «зателефонувати клієнту» потрапляє у список модуля Завдання з конкретним строком і відповідальною людиною, замість того щоб висіти в пам'яті того, у кого випадково знайшлася вільна хвилина.

Усю історію контакту з клієнтом — рахунки, нагадування, дзвінки — збирають в одному місці CRM та автоматизації, а якщо дані про рахунки живуть в окремій бухгалтерській системі, Інтеграції пов'язують її з рештою процесу, щоб не переписувати ті самі цифри вручну.

Та сама тема з іншого боку — як постачальник, що платить іншим фірмам, а не як кредитор, що чекає оплати, — розібрана в тексті терміни оплати постачальникам і план грошей. Механізм нагадувань, на якому тримається вся ця драбина, детальніше описаний в автоматизації follow-up, а як перетворити таблицю дебіторки на цифри, на які власник справді дивиться щотижня, пояснюємо в автоматизації звітності. Скільки на практиці коштує впровадження такого процесу в невеликій фірмі, розбираємо в скільки коштує автоматизація процесів.

Часті питання

Який максимальний строк оплати рахунку між фірмами в Польщі?

Як правило, 60 днів з дати доручення рахунку, якщо сторони прямо не домовилися інакше і це не є грубо нечесним щодо кредитора; якщо боржник — великий підприємець, а кредитор — мікро-, малий або середній, 60 днів діють без винятків за договором.

Відсотки нараховуються автоматично, без попередження клієнта?

Так — якщо в договорі не встановлено строк оплати, законні відсотки за прострочення в торгових угодах належать без попередження після спливу 30 днів з дня виконання послуги.

Скільки становить компенсація за витрати на стягнення заборгованості?

40 євро, якщо сума боргу не перевищує 5000 PLN; 70 євро, якщо вона вища за 5000 PLN, але нижча за 50 000 PLN; 100 євро, якщо вона дорівнює або вища за 50 000 PLN — перераховується за середнім курсом євро NBP з останнього робочого дня місяця перед місяцем, коли борг став таким, що підлягає оплаті.

Чи потрібно доводити реально понесені витрати, щоб отримати компенсацію?

Ні — компенсація належить без попередження і незалежно від того, чи поніс кредитор реальні витрати на стягнення; якщо реальні витрати були вищими, різницю понад цю суму можна вимагати додатково.

Чи можуть сторони самі встановити в договорі дату доручення рахунку?

Ні — закон це прямо забороняє; має значення фактична дата доручення, від якої відраховуються і строк оплати, і момент нарахування відсотків.

Коли варто надсилати формальне wezwanie?

Коли нагадування з побудованої драбини не принесли відповіді кілька тижнів, а сума достатньо значима, щоб задокументувати її письмово, — а при спорі про саму послугу або великій сумі краще проконсультуватися з юристом щодо подальших кроків.