Automatyzacja zapytań

Formularz, telefon, e-mail i komunikator w jednej kolejce: CRM, właściwa osoba i zadanie w kalendarzu — bez ręcznego przepisywania i zgadywania kto co dostał.

• indywidualnieZakres
• AI i automatyzacjeObszar
• 6 godzin – 2 dniUruchomienie

Dla kogo to jest

Firmy, które dostają zapytania z kilku kanałów.

Problem

Zapytania giną w mailach i wiadomościach. Dotyczy to firm, które odbierają zgłoszenia z kilku kanałów naraz i nie mają jednego miejsca, w którym wszystkie lądują.

Co robimy

Ustawiamy drogę zgłoszenia od początku do końca: formularz → CRM → powiadomienie → zadanie. Bez ręcznego przepisywania na żadnym odcinku.

Co wchodzi w zakres

Cztery etapy, zaczynamy od mapy, a nie od narzędzia:

• Mapa procesów
• Integracje
• Testy
• Start

Ile to trwa

Wdrożenie zajmuje 6 godzin – 2 dni. Etapy to mapa procesów, integracje, testy i start.

Ile to kosztuje

Liczy się, iloma drogami zapytania do Was trafiają i do ilu miejsc trzeba je potem wpiąć — jeden formularz to inna praca niż formularz, czat, telefon i wiadomość naraz.

Co z tego macie

Porządek i szybszą reakcję na każdy lead.

Gdzie w Waszej firmie realnie giną zapytania

Automatycznie przeanalizowaliśmy strony firm z Warszawy i widzimy dwa punkty, w których zapytanie znika, zanim w ogóle do kogoś dotrze. Wśród 16 592 warszawskich firm, których strony przeanalizowaliśmy automatycznie, 14,3% jest widocznych wyłącznie na cudzej platformie — nie ma własnego miejsca, w którym ktoś mógłby zostawić kontakt. Kolejne 9,4% ma zarejestrowaną domenę, ale strona nie otworzyła się w chwili sprawdzenia (skan automatyczny, lipiec–sierpień 2026).

Trzecim miejscem wycieku nie jest już brak strony, tylko to, co dzieje się PO tym, jak zapytanie do Was dotrze: wiadomość ląduje w jednej z kilku skrzynek, nikt jej nie widzi tego samego dnia, a klient w tym czasie dzwoni już do konkurencji.

Wzór na cenę godziny rutyny, którą przejmuje automatyzacja

Zanim policzycie, czy automatyzacja się opłaca, warto policzyć, ile dziś kosztuje robienie tego ręcznie. Wzór jest prosty i celowo nie ma w nim żadnej liczby z naszej strony — wszystkie podstawiacie sami:

• t — czas, jaki jedna osoba poświęca na ręczne przepisanie jednego zgłoszenia z maila lub komunikatora do CRM, w godzinach
• s — stawka godzinowa tej osoby, czyli jej koszt dla firmy za godzinę pracy, nie tylko pensja na rękę
• n — liczba zgłoszeń w miesiącu, czyli liczba powtórzeń tej samej czynności
• Miesięczny koszt rutyny = t × s × n

Powstałą kwotę porównajcie z ceną wdrożenia z cennika usługi — to jedyne uczciwe porównanie, bo obie strony liczycie z własnych danych, a nie z cudzego szacunku.

Cztery drogi, którymi zapytanie trafia do firmy — i czym różni się ich obsługa

Zapytanie może wejść czterema różnymi kanałami, i każdy z nich inaczej radzi sobie z tym samym pytaniem: czy ktoś zobaczy je tego samego dnia.

• Formularz na stronie — dane trafiają w ustalonym formacie, ale często do jednej skrzynki, którą sprawdza się raz dziennie
• Telefon — najszybszy dla klienta, ale zależny od tego, czy akurat ktoś odbierze, i nie zostawia śladu bez ręcznej notatki
• Komunikator (WhatsApp, Messenger) — klient oczekuje odpowiedzi w minutach, a wiadomość łatwo ginie wśród prywatnych czatów tej samej osoby
• E-mail — zostawia ślad i datę, ale trafia do ogólnej skrzynki bez przypisania do konkretnej osoby czy sprawy

Automatyzacja nie zamienia żadnego z tych kanałów na inny — spina je w jedno miejsce, żeby zgłoszenie z dowolnego z nich trafiało do tej samej kolejki, a nie ginęło w tym, którego akurat nikt nie sprawdził.

Co tu jest sztuczną inteligencją, a co zwykłą regułą

Uczciwie: większość tego, co nazywa się „automatyzacją zapytań”, to reguły i progi, a nie sztuczna inteligencja — wolimy powiedzieć to wprost, niż nazwać arytmetykę czymś, czym nie jest.

• Reguła (nie AI): „zapytanie z formularza X trafia do osoby Y” — to zwykłe przekierowanie po ustalonym warunku
• Reguła (nie AI): „jeśli zgłoszenie nie ma odpowiedzi po 4 godzinach, wyślij przypomnienie” — to próg czasowy, nie rozumowanie
• Model językowy (AI): rozpoznanie, o co chodzi w swobodnie napisanej wiadomości, i przypisanie jej do właściwej kategorii lub osoby
• Model językowy (AI): wyłuskanie z długiego opisu klienta konkretnych danych — terminu, adresu, rodzaju usługi — do pól CRM

Które z tego wchodzi w zakres, ustalamy na etapie mapy procesów — im więcej swobodnego tekstu trzeba zrozumieć, tym więcej pracy modelu językowego, a nie tylko reguł.

Kiedy automatyzacja zapytań się nie opłaca

Nie każda firma zyska na tej usłudze, i lepiej to sprawdzić przed startem niż po nim.

• Zapytań jest kilka w miesiącu, a nie kilkadziesiąt — koszt utrzymania automatyzacji może przewyższyć koszt ręcznego przepisania tych kilku wiadomości
• Każde zapytanie i tak wymaga długiej rozmowy telefonicznej z indywidualną wyceną — automatyzacja przyspieszy tylko sam zapis, nie samą rozmowę
• W firmie nie ma jeszcze ustalonego, kto ma dostać które zgłoszenie — bez tej decyzji automatyzacja dostanie regułę do wdrożenia, a nie problem do rozwiązania
• Kanały zgłoszeń zmieniają się co miesiąc (nowa reklama, nowa platforma) — konfiguracja nie nadąży za zmianą szybciej niż ręczne przekierowanie

Co musicie mieć po swojej stronie

Wdrożenie zaczyna się od Waszych danych i Waszej decyzji, nie od naszego narzędzia.

• Dostęp do kanałów, z których dziś przychodzą zapytania: skrzynka, formularz, komunikator, konto reklamowe
• Dostęp do CRM albo miejsca, w którym mają lądować zgłoszenia, wraz z prawami do konfiguracji
• Listę osób, do których trafiają różne typy zapytań, i reguł, według których się je przydziela
• Jedną osobę decyzyjną po Waszej stronie — zmiana reguł w trakcie wdrożenia najbardziej wydłuża termin

Jak po miesiącu sprawdzić, czy to działa

Umówcie się na miary przed startem i liczcie je z własnych danych, nie z wrażenia „chyba jest lepiej”.

• Czas od wpłynięcia zgłoszenia do pierwszej reakcji — z logów CRM, a nie z pamięci
• Liczba zgłoszeń, które w ogóle dotarły do CRM, w porównaniu z liczbą wejść na formularz czy telefonów z bilingu
• Liczba zgłoszeń bez przypisanej osoby po 24 godzinach — powinna spaść do zera
• Liczba ręcznych przepisań tej samej informacji z jednego systemu do drugiego — powinna spaść do zera

Porównujcie ten sam okres z tym samym, a nie miesiąc wdrożenia z miesiącem urlopowym.

Najczęstszy błąd przy wdrażaniu automatyzacji zapytań

Najdroższy błąd to nie zła konfiguracja CRM, tylko wdrożenie automatyzacji na regułach, których nikt w firmie nie potrafi wymienić na głos. Reguła „zapytania o wynajem idą do Kasi” działa, dopóki Kasia pracuje — a kiedy się zmienia, automatyzacja dalej wysyła zgłoszenia pod stary adres, bo nikt nie zgłosił zmiany.

Czego ta usługa nie robi: nie ocenia, czy zapytanie jest wartościowe, nie negocjuje ceny z klientem i nie zastępuje rozmowy tam, gdzie decyzja wymaga człowieka. Pilnuje jednego — żeby żadne zgłoszenie nie leżało bez odpowiedzi tylko dlatego, że trafiło w niewłaściwe miejsce.

Co dostajecie

• Mapa źródeł zapytań i docelowych miejsc w systemie
• Mapowanie pól, routing leadów oraz reguły tworzenia zadań
• Alerty wewnętrzne, obsługa błędów i testy całego przepływu

Kiedy problem leży gdzie indziej

Jeśli Wasz problem brzmi inaczej, obok stoją sąsiednie obszary tego samego systemu — AURA łączy je ze sobą, a nie sprzedaje osobno:

• AI lead qualification — AI ocenia i taguje zapytania według potencjału, zanim ktokolwiek zacznie oddzwaniać — na podstawie treści zgłoszenia, a nie kolejności wpłynięcia.
• AI follow-up — Sekwencje wiadomości do leadów bez odpowiedzi: przypomnienia wychodzą same, w ustalonym czasie, na właściwym kanale, z warunkiem zatrzymania po odpowiedzi.
• CRM i automatyzacje — CRM i automatyzacje Aura: jeden lejek na zgłoszenia z każdego kanału, przypomnienia SMS i e-mail oraz dane klientów — bez ręcznego przepisywania z kartki.
• Raporty AI — Cotygodniowe podsumowanie leadów, kampanii i sprzedaży, napisane prostym językiem i dostarczone samo. Zamiast pulpitu, do którego nikt nie zagląda.