Срок оплаты счёта между фирмами в Польше: 60 дней, проценты и компенсация 40 евро

Проблема: клиент платит, когда ему удобно

В небольшой фирме услуг — ремонтной, маркетинговой, IT, бухгалтерской — обычно нет человека, чья единственная задача — следить за дебиторкой. Счёт уходит по почте, а потом владелец или бухгалтер время от времени проверяет счёт в банке и только тогда замечает, что клиент не заплатил вовремя. До этого момента никто не знает, 20 дней просрочки — это уже повод для процентов или ещё нет, и вообще стоит ли беспокоиться из-за клиента, с которым работаешь годами.

У этого вопроса есть конкретный ответ в законе — не нужно гадать или заново договариваться с клиентом при каждом счёте.

Нет срока в договоре: проценты после 30 дней

Если стороны торговой сделки не установили в договоре срок оплаты, кредитору без предупреждения полагаются законные проценты за просрочку в торговых сделках по истечении 30 дней, считая со дня выполнения кредитором своей услуги, вплоть до дня оплаты — именно так гласит art. 6 ust. 1 закона о противодействии чрезмерным задержкам в торговых сделках (единый текст, Dz.U. 2023 poz. 1790). «Без предупреждения» означает, что кредитору не нужно формально кого-то поторапливать, чтобы проценты начали начисляться — они полагаются в силу самого закона, считая со дня выполнения услуги.

Срок, установленный в договоре: не больше 60 дней

У многих фирм услуг в договорах прописан конкретный срок оплаты — 14, 21, 30 дней. Закон ставит этому границу, о которой стоит знать, прежде чем соглашаться на более длинный срок, предложенный крупным клиентом.

Ust. 2: 60 дней, если стороны прямо не договорились иначе

Срок оплаты, установленный в договоре, не может превышать 60 дней с даты доручения счёта, если стороны прямо не договорились иначе и это не является грубо нечестным по отношению к кредитору (art. 7 ust. 2). Это оставляет место для более длинного срока, но только если обе стороны сознательно на него согласились, а не потому, что так просто выглядит шаблон договора более крупного контрагента.

Ust. 2a: крупный должник, малый кредитор — без исключения

Если должником, обязанным заплатить, является крупный предприниматель, а кредитором — микро-, малый или средний предприниматель, срок оплаты не может превышать 60 дней — без возможности продления по договору (art. 7 ust. 2a). Для небольшой фирмы услуг, работающей на более крупную компанию, это конкретный лимит, не зависящий от того, что написано в рамочном договоре.

Art. 8a: дату доручения счёта нельзя назначить самим

Стороны не могут сами установить в договоре, какая дата считается датой доручения счёта (art. 8a) — значение имеет фактическая дата доручения, а не та, которую удобно было бы принять одной из сторон. При сроке оплаты, не соответствующем ust. 2 или 2a, проценты полагаются по истечении 60 дней с даты доручения счёта (art. 7 ust. 3), так что попытка обойти лимит в договоре всё равно заканчивается тем же сроком начисления процентов.

Компенсация по art. 10: 40, 70 или 100 евро

Со дня приобретения права на проценты кредитору полагается от должника, без предупреждения, компенсация расходов на взыскание задолженности — её размер зависит от суммы долга: 40 евро, если сумма не превышает 5000 PLN; 70 евро, если она выше 5000 PLN, но ниже 50 000 PLN; 100 евро, если она равна или выше 50 000 PLN (art. 10 ust. 1 того же закона). Сумму пересчитывают по среднему курсу евро NBP с последнего рабочего дня месяца, предшествующего месяцу, в котором долг стал wymagalny (art. 10 ust. 1a) — точный курс зависит от месяца, поэтому важен способ пересчёта, а не одна фиксированная цифра.

Важно: компенсация полагается независимо от того, понёс ли кредитор реальные расходы на взыскание, — никому ничего доказывать не нужно. Если реальные расходы на взыскание оказались выше этой суммы, закон позволяет дополнительно требовать возмещения обоснованных расходов сверх компенсации (art. 10 ust. 2).

Посчитай на своём счёте

Правило порогов простое, но легче всего понять его на примере — пример на условных числах, подставь свои: счёт на 4800 PLN не превышает 5000 PLN, значит порог — 40 евро. Счёт на 12000 PLN выше 5000 PLN и ниже 50 000 PLN, значит порог — 70 евро. Счёт на 50000 PLN равен граничным 50 000 PLN, значит порог уже 100 евро. Три разные суммы счетов, три разных порога — и ни одна из этих компенсаций не зависит от того, сколько реально стоили звонки или письма клиенту.

Почему дата доручения счёта имеет значение

Раз и 60-дневный лимит, и момент начисления процентов, и порог компенсации считаются от даты доручения счёта, эта дата должна быть чем-то большим, чем догадка «кажется, на прошлой неделе». Подтверждение получения письма, дата отправки через систему выставления счетов или — всё чаще — отметка времени из KSeF дают твёрдую точку отсчёта, от которой считаются все дальнейшие сроки. О том, что система выставления счетов должна уметь записывать в контексте KSeF, пишем отдельно в автоматизации выставления счетов и KSeF — здесь не повторяем эту тему.

Лестница напоминаний: прежде чем дойти до wezwania

Напоминание, отправленное слишком поздно, ничего не меняет, а отправленное слишком агрессивно портит отношения с клиентом, с которым фирма может работать ещё долго. Проверенный ритм выглядит так: напоминание за 3 дня до срока (вежливое, информационное — не похоже на претензию), сообщение в день срока (подтверждение, что срок только что прошёл), следующее через 7 дней просрочки (уже с конкретной датой и суммой) и последнее через 14 дней, прежде чем дело дойдёт до того, кто позвонит лично.

Ни одно из этих сообщений не должно содержать угроз или обещания стопроцентной оплаты — речь о фактах (номер счёта, сумма, число дней просрочки) и ясном следующем шаге, а не о запугивании клиента.

Когда wezwanie, а когда к юристу

Формальное wezwanie имеет смысл, когда напоминания из лестницы не принесли ответа несколько недель, а сумма достаточно значима, чтобы задокументировать это письменно. Оценку того, нужен ли конкретному делу уже юрист — например, при споре о самом выполнении услуги или при крупной, повторяющейся сумме, — оставляем юристу; это не то решение, которое можно принять только по календарю просрочек.

Проверь сам: таблица дебиторки

Прежде чем что-то автоматизировать, собери простую таблицу в файле: клиент, номер счёта, дата доручения, срок оплаты, число дней после срока, порог компенсации по art. 10, следующий шаг и ответственный человек. Заполнение этой таблицы за последние три месяца показывает то, что не видно на уровне отдельного счёта, — просрочки это исключение или закономерность у конкретных клиентов, и существует ли лестница напоминаний вообще, или она работает только в голове владельца.

Как это выглядит, когда за дебиторкой следит система

Вместо того чтобы вручную проверять почту и помнить о сроках, напоминания до срока и после него могут уходить как Автоматические сообщения, а Финансы показывают выручку, расходы и маржу по ходу дела — и просроченная оплата не всплывает только при закрытии месяца.

Система не начисляет проценты и не оценивает спор с клиентом — это остаётся на стороне владельца и, если нужно, юриста. Что делает система — следит за датами и отправляет напоминания в заданном ритме, чтобы ни один счёт не «потерялся» в почте на три месяца. Если напоминание остаётся без ответа, следующее уходит в запланированное время, а задача «позвонить клиенту» попадает в список модуля Задачи с конкретным сроком и ответственным человеком, вместо того чтобы висеть в памяти того, у кого случайно нашлась свободная минута.

Всю историю контакта с клиентом — счета, напоминания, звонки — собирают в одном месте CRM и автоматизации, а если данные о счетах живут в отдельной бухгалтерской системе, Интеграции связывают её с остальным процессом, чтобы не переписывать одни и те же цифры вручную.

Та же тема с другой стороны — как поставщик, платящий другим фирмам, а не как кредитор, ждущий оплаты, — разобрана в тексте сроки оплаты поставщикам и план денег. Механизм напоминаний, на котором держится вся эта лестница, подробнее описан в автоматизации follow-up, а как превратить таблицу дебиторки в цифры, на которые владелец реально смотрит каждую неделю, объясняем в автоматизации отчётности. Сколько на практике стоит внедрение такого процесса в небольшой фирме, разбираем в сколько стоит автоматизация процессов. Если хочешь оценить, какие звонки и заявки теряются у тебя конкретно, — пройди оценку на /ocena.

Часто задаваемые вопросы

Каков максимальный срок оплаты счёта между фирмами в Польше?

Как правило, 60 дней с даты доручения счёта, если стороны прямо не договорились иначе и это не является грубо нечестным по отношению к кредитору; если должник — крупный предприниматель, а кредитор — микро-, малый или средний, 60 дней действуют без исключений по договору.

Проценты начисляются автоматически, без предупреждения клиента?

Да — если в договоре не установлен срок оплаты, законные проценты за просрочку в торговых сделках полагаются без предупреждения по истечении 30 дней со дня выполнения услуги.

Сколько составляет компенсация за расходы на взыскание задолженности?

40 евро, если сумма долга не превышает 5000 PLN; 70 евро, если она выше 5000 PLN, но ниже 50 000 PLN; 100 евро, если она равна или выше 50 000 PLN — пересчитывается по среднему курсу евро NBP с последнего рабочего дня месяца перед месяцем, когда долг стал подлежащим оплате.

Нужно ли доказывать реально понесённые расходы, чтобы получить компенсацию?

Нет — компенсация полагается без предупреждения и независимо от того, понёс ли кредитор реальные расходы на взыскание; если реальные расходы были выше, разницу сверх этой суммы можно требовать дополнительно.

Могут ли стороны сами установить в договоре дату доручения счёта?

Нет — закон это прямо запрещает; значение имеет фактическая дата доручения, от которой отсчитываются и срок оплаты, и момент начисления процентов.

Когда стоит отправлять формальное wezwanie?

Когда напоминания из выстроенной лестницы не принесли ответа несколько недель, а сумма достаточно значима, чтобы задокументировать её письменно, — а при споре о самой услуге или крупной сумме лучше проконсультироваться с юристом о дальнейших шагах.