Автоматизація запитів

Форма потрапляє до CRM, сповіщення — правильній людині, а завдання — до календаря. Без ручного переписування.

• індивідуальноОбсяг
• AI та автоматизаціїОбласть
• 6 годин – 2 дніЗапуск

Кому це потрібно

Компанії, які отримують ліди з кількох каналів.

Проблема

Заявки губляться в пошті та повідомленнях. Це стосується компаній, які приймають звернення одразу з кількох каналів і не мають одного місця, куди все стікається.

Що робимо

Вибудовуємо шлях звернення від початку до кінця: форма → CRM → сповіщення → завдання. Без ручного переписування на будь-якій ділянці.

Що входить

Чотири етапи, починаємо з мапи, а не з інструмента:

• Мапа процесів
• Інтеграції
• Тести
• Старт

Терміни

Впровадження займає 6 годин – 2 дні. Етапи — мапа процесів, інтеграції, тести і старт.

Вартість

Рахується, скількома шляхами запити до вас потрапляють і у скільки місць їх потім треба вписати — одна форма це інша робота, ніж форма, чат, телефон і повідомлення одразу.

Що ви отримуєте

Порядок і швидшу реакцію на кожен лід.

Де у вашій компанії реально губляться заявки

Ми автоматично проаналізували сайти варшавських компаній і бачимо дві точки, де заявка зникає, ще не дійшовши до людини. Серед 16 592 варшавських компаній, сайти яких ми проаналізували автоматично, 14,3% видно лише на чужій платформі — у них немає власного місця, де можна залишити контакт. Ще у 9,4% домен зареєстрований, але сайт не відкрився в момент перевірки (автоматичне сканування, липень–серпень 2026).

Третє місце витоку — це вже не відсутність сайту, а те, що відбувається ПІСЛЯ того, як заявка до вас дійшла: повідомлення потрапляє в один із кількох поштових ящиків, ніхто не бачить його того ж дня, а клієнт тим часом уже телефонує конкурентам.

Формула ціни години рутини, яку забирає автоматизація

Перш ніж рахувати, чи окупається автоматизація, варто порахувати, скільки сьогодні коштує робити це вручну. Формула проста, і в ній навмисно немає жодної цифри з нашого боку — усі підставляєте самі:

• t — час, який одна людина витрачає на ручне перенесення однієї заявки з пошти або месенджера в CRM, у годинах
• s — погодинна ставка цієї людини, тобто її вартість для компанії за годину роботи, а не лише зарплата на руки
• n — кількість заявок на місяць, тобто число повторів однієї й тієї ж дії
• Місячна вартість рутини = t × s × n

Отриману суму порівняйте з ціною впровадження з прайсу послуги — це єдине чесне порівняння, бо обидва боки рахуєте за власними даними, а не за чужою оцінкою.

Чотири шляхи, якими заявка потрапляє в компанію, — і чим відрізняється їхня обробка

Заявка може прийти чотирма різними каналами, і кожен із них по-різному впорається з тим самим питанням: чи побачить її хтось того ж дня.

• Форма на сайті — дані надходять у заданому форматі, але часто в одну скриньку, яку перевіряють раз на день
• Телефон — найшвидший для клієнта, але залежить від того, чи хтось саме зараз візьме слухавку, і не залишає сліду без ручного запису
• Месенджер (WhatsApp, Messenger) — клієнт очікує відповіді протягом хвилин, а повідомлення легко губиться серед особистих чатів тієї ж людини
• E-mail — залишає слід і дату, але потрапляє в загальну скриньку без прив'язки до конкретної людини чи справи

Автоматизація не замінює жоден із цих каналів іншим — вона зводить їх в одне місце, щоб заявка з будь-якого з них потрапляла в ту саму чергу, а не губилася в тому каналі, який саме ніхто не перевірив.

Що тут штучний інтелект, а що звичайне правило

Чесно: більшість того, що називають «автоматизацією заявок», — це правила та пороги, а не штучний інтелект. Ми волієм сказати це прямо, ніж назвати арифметику тим, чим вона не є.

• Правило (не ШІ): «заявка з форми X іде людині Y» — це звичайне переадресування за заданою умовою
• Правило (не ШІ): «якщо на заявку немає відповіді через 4 години, надішли нагадування» — це часовий поріг, а не міркування
• Мовна модель (ШІ): зрозуміти, про що йдеться у вільно написаному повідомленні, і віднести його до потрібної категорії чи людини
• Мовна модель (ШІ): витягнути з довгого опису клієнта конкретні дані — дату, адресу, вид послуги — у поля CRM

Що з цього входить в обсяг робіт, визначаємо на етапі карти процесів — що більше вільного тексту треба зрозуміти, то більше тут роботи мовної моделі, а не лише правил.

Коли автоматизація заявок не окупається

Не кожна компанія виграє від цієї послуги, і краще перевірити це до старту, ніж після.

• Заявок кілька на місяць, а не десятки — вартість підтримки автоматизації може перевищити вартість ручного перенесення цих кількох повідомлень
• Кожна заявка все одно потребує довгої телефонної розмови з індивідуальним розрахунком — автоматизація прискорить лише сам запис, а не розмову
• У компанії ще не вирішено, хто має отримувати яку заявку, — без цього рішення автоматизація отримає правило для впровадження, а не проблему для розв'язання
• Канали заявок змінюються щомісяця (нова реклама, нова платформа) — налаштування не встигатиме за змінами швидше, ніж ручне переадресування

Що має бути у вас

Впровадження починається з ваших даних і вашого рішення, а не з нашого інструменту.

• Доступ до каналів, з яких сьогодні надходять заявки: пошта, форма, месенджер, рекламний кабінет
• Доступ до CRM або місця, куди мають потрапляти заявки, разом із правами на налаштування
• Список людей, яким мають потрапляти різні типи заявок, і правил, за якими їх розподіляють
• Одну людину, яка приймає рішення з вашого боку, — зміна правил під час впровадження найбільше затягує терміни

Як через місяць перевірити, чи це працює

Домовтесь про метрики до старту і рахуйте їх за власними даними, а не за відчуттям «начебто стало краще».

• Час від надходження заявки до першої реакції — з логів CRM, а не з пам'яті
• Кількість заявок, які взагалі дійшли до CRM, у порівнянні з кількістю заходів на форму чи дзвінків із білінгу
• Кількість заявок без призначеної відповідальної особи через 24 години — має впасти до нуля
• Кількість ручних перенесень тієї самої інформації з однієї системи в іншу — має впасти до нуля

Порівнюйте той самий період з таким самим, а не місяць впровадження з відпускним місяцем.

Найпоширеніша помилка при впровадженні автоматизації заявок

Найдорожча помилка — не погане налаштування CRM, а впровадження автоматизації на правилах, які ніхто в компанії не може назвати вголос. Правило «заявки про оренду йдуть Касі» працює, поки Кася працює, — а коли вона змінюється, автоматизація й далі надсилає заявки на стару адресу, бо ніхто не повідомив про зміну.

Чого ця послуга не робить: не оцінює, чи варта заявка уваги, не торгується з клієнтом по ціні і не замінює розмову там, де рішення має ухвалювати людина. Вона стежить за одним — щоб жодна заявка не лишалася без відповіді лише тому, що потрапила не в те місце.

Що ви отримуєте

• Мапа джерел заявок і цільових систем
• Маппінг полів, маршрутизація лідів і правила створення завдань
• Внутрішні сповіщення, обробка помилок і сквозне тестування flow

Коли завдання лежить в іншому місці

Якщо завдання звучить інакше, поруч стоять сусідні області тієї самої системи — AURA пов’язує їх між собою, а не продає окремо:

• AI-кваліфікація лідів — AI оцінює та тегує заявки за потенціалом, ще до того як хтось почне передзвонювати. Команда починає з найкращих звернень, а не з найновіших.
• AI follow-up — Ланцюжки повідомлень тим, хто не відповів. Друге і третє нагадування йдуть самі, у заданий час і з умовою зупинки.
• CRM та автоматизації — Звернення, нагадування та дані клієнтів працюють самі, без переписування з папірки в календар.
• AI-звіти — Щотижнева зведення лідів, кампаній та продажів, написана простою мовою і доставлена сама. Замість панелі, в яку ніхто не заглядає.