CRM та автоматизації

Звернення, нагадування та дані клієнтів працюють самі, без переписування з папірки в календар.

• 6 годин – 2 дніВпровадження
• індивідуальноОбсяг
• AI та автоматизаціяОбласть

Кому це потрібно

Відділи продажів та сервісні компанії.

Проблема

Заявка з сайта лежить у пошті, заявка з Instagram — у повідомленнях, а запис на папірці бачить одна людина, тоді як графік знає інша. Клієнт, який не отримав підтвердження, просто не приходить — і про це ніхто не дізнається до самого часу візиту. Ніхто також не знає, скільки заявок було минулого місяця, тому що немає одного місця, де б вони лежали.

Що робимо

Зводимо всі канали в одну воронку та вимикаємо ручне переписування там, де це можливо.

• Телефон, форма, месенджери та картка Google записують в одному місці
• Підтвердження одразу, нагадування за добу та за кілька годин до запису
• Скасування саме звільняє час і показує його знову як вільне

Що входить

Починаємо з аудиту автоматизації — без нього легко автоматизувати процес, якого взагалі не мало бути.

• Налаштування CRM: воронка, поля, етапи, ролі, автоматизації, панелі
• Аудит автоматизації: мапа процесів, аналіз ручної роботи, список можливостей, пріоритети за віддачею
• Проста автоматизація: тригери, сповіщення, перенос даних, короткі процеси
• Просунута автоматизація: багатоетапні процеси, CRM, email та SMS, AI, вебхуки, синхронізація даних
• Повна автоматизація: CRM, розподіл звернень, AI, сповіщення, процеси продажів, звітність, інтеграції

Скільки це триває

Впровадження займає 6 годин – 2 дні: підтвердження та нагадування, повний обіг звернень з графіком і базою клієнтів, а також повна операційна автоматизація компанії. Перший місяць після запуску доопрацьовуємо правила на живому трафіку, бо тільки тоді видно реальні випадки.

Скільки це коштує

Налаштування CRM і розбір процесів роблять на початку й один раз. Далі вирішує складність: одне нагадування після броні — це години роботи, а рух заявок через чотири відділи з умовами та винятками — тижні. Тому обсяг визначають за тим, як ваші процеси виглядають сьогодні, а не за тим, як називається пакет.

Правила не стоять на місці: життя компанії їх ламає, з'являються нові випадки, тому підтримка та правки не закінчуються разом із впровадженням — без них автоматизація тихо розповзається, і через півроку вже ніхто не знає, чому вона робить те, що робить. Комісії з броней і замовлень ми не беремо в жодному варіанті.

Що ви отримуєте

Невідвідування падає, бо нагадування доходить завжди і в потрібний момент. Команда повертає собі кілька годин на тиждень, які йшли на переписування та передзвін. База клієнтів росте сама і готова для кампаній. А графік на наступний тиждень перестає бути сюрпризом.

Як порахувати, скільки коштує одна пропущена заявка

Перш ніж питати, чи окупається CRM, варто порахувати, у що обходиться життя без нього. Формула проста: місячні_втрати = кількість_пропущених_заявок × середній_чек × ймовірність_конверсії. Усі три числа у вас уже є сьогодні — просто ніхто не звів їх разом.

• кількість_пропущених_заявок — скільки разів за місяць хтось написав або подзвонив і не отримав відповіді протягом доби
• середній_чек — середня вартість одного продажу або одного бронювання у вашій галузі
• ймовірність_конверсії — яка частка заявок з відповіддю завершується продажем, за вашими власними даними за останній квартал

За десяти пропущених заявок на місяць і звичайної для вас суми угоди ця діра регулярно перевищує вартість самого налаштування CRM уже в перший місяць. Це не наша обіцянка результату, це ваш власний розрахунок на ваших числах.

Три шляхи до єдиної системи заявок: таблиця, готовий інструмент, управлінський шар

Вибір залежить від того, наскільки у вас уже все впорядковано і хто стежитиме, щоб система прожила довше за місяць.

• Таблиця: безкоштовно і звично, але кожне поле треба заповнювати вручну, а нагадування самі себе не надішлють
• Готовий інструмент, куплений самостійно: автоматизації є, але налаштування, інтеграції та підтримка залишаються на вас
• Управлінський шар (Aura): налаштування, інтеграції з каналами заявок і поточна підтримка на нашому боці, бізнес-рішення залишаються на вашому

Різниця не в ціні ліцензії — вона в тому, хто лагодить правило, яке перестало працювати через три місяці.

Коли впровадження CRM не окупається

Чотири ситуації, в яких краще відкласти або зробити інакше:

• Заявок кілька на місяць, і кожну особисто знає власник — автоматизація розв'язує проблему, якої ще немає
• Компанія за два-три місяці змінює модель продажів або закривається — налаштована сьогодні воронка не встигне окупитися
• У команди вже є одна система, і вона в ній впевнено працює — додавання другої лише множить роботу замість того, щоб її скоротити
• Ні в кого з вашого боку немає часу чи повноважень першого місяця допрацьовувати правила на живому потоці заявок — без цього CRM залишається порожньою базою

Чесна відповідь у цих випадках звучить так: не зараз, а не: впровадимо і подивимось.

Що нам потрібно з вашого боку, щоб CRM запрацював

Система працює на ваших даних і ваших рішеннях, а не на наших здогадках.

• Адміністративний доступ до поточних каналів заявок — форми, пошти, месенджерів, картки Google
• Перелік етапів, через які заявка справді проходить, перш ніж стати продажем — не той, що в презентації, а справжній
• Одна людина, яка ухвалює рішення, затверджує правила автоматизації і відповідає на питання першого місяця

Відсутність одного з цих трьох елементів не зупиняє роботу повністю, але сповільнює її — найчастіше бракує саме людини, яка ухвалює рішення, і тоді правила тижнями чекають на затвердження.

Як перевірити ефект через місяць без нашого звіту

Чотири числа видно прямо у вашій системі та календарі, без входу до жодного нашого сервісу.

• Кількість заявок без відповіді протягом доби — місяць тому проти зараз
• Частка скасованих і невідбулих візитів — видно в календарі записів
• Час між заявкою і першим контактом — видно за часовими мітками пошти та CRM
• Кількість заявок без присвоєного етапу — якщо зростає, правила не встигають за потоком

Якщо ці чотири числа не рухаються від місяця до місяця, це сигнал поговорити про правила, а не чекати наступного місяця.

Чого CRM не робить

CRM наводить лад у тому, що вже відбувається, — він не створює попит і не лагодить пропозицію, яка сама себе не продає.

Він не замінить рішення продавця, коли клієнт вагається, і не покращить якість даних, які хтось ввів неправильно, — система покаже помилку швидше, але не впише правильне значення замість людини. А якщо процес продажів неясний, впровадження CRM його не прояснить — спершу його треба описати, і лише потім автоматизувати.

Найпоширеніша помилка під час впровадження CRM

Автоматизація процесу, який зламаний, замість того щоб спершу його полагодити. Система отримує правило «після заявки надіслати нагадування через добу», а ніхто не перевірив, що за цей час заявка все одно потрапляє до трьох різних людей, які не знають одне про одного.

Вартість цієї помилки видно не одразу — CRM працює, звіти збираються, тільки числа в них описують той самий безлад, просто гарніше оформлений. Тому розбір процесу роблять до автоматизації, а не після — це окремий крок роботи, а не оздоба.

Чиї дані в CRM і що відбувається при розставанні

Дані клієнтів, історія заявок і налаштування воронки — ваші: з першого дня вони лежать у вашому акаунті в обраній системі CRM, а не на нашому сервері.

• При розставанні ми експортуємо повну базу у файл, який можна завантажити будь-куди ще — ми не робимо дані заручником договору
• Адміністративний доступ, який ми отримали на час впровадження, ми повертаємо або втрачаємо самі — вирішуєте ви, який варіант
• Якщо постачальник CRM змінить свій інтерфейс або прибере функцію, на якій стояло правило, це правило перестає працювати до виправлення — ми повідомляємо про це, щойно помічаємо, але не обіцяємо, що помітимо першими

Чесно кажучи: це ризик будь-якої роботи на чужій системі, а не лише нашої. Тому ключові правила ми документуємо окремо від самого інструменту — щоб їх можна було відтворити навіть в іншій CRM.

Що ви отримуєте

• Pipeline, поля та статуси під процес продажів
• Автоматичні завдання, зміни статусів та нагадування в CRM
• Документація налаштування та короткий онбординг команди

Коли завдання лежить в іншому місці

Якщо завдання звучить інакше, поруч стоять сусідні області тієї самої системи — AURA пов’язує їх між собою, а не продає окремо:

• AI-звіти — Щотижнева зведення лідів, кампаній та продажів, написана простою мовою і доставлена сама. Замість панелі, в яку ніхто не заглядає.
• Інтеграції — Зв'язуємо те, чим ви вже користуєтеся: касу, календар, таблицю, склад, систему бронювання. Замість заміни на нове.
• Автоматичні повідомлення — Підтвердження, нагадування та подяки відправляються самі — по SMS, email або через WhatsApp.
• AI-ресепшен і телефонія — Відповідає на дзвінок, коли ніхто не може. Записує, призначає зустріч, кваліфікує та передає справу далі разом з усім контекстом.