Автоматизация заявок

Заявки из формы, телефона, почты и мессенджера — в одной очереди: CRM, нужный человек и задача в календаре, без ручного переноса и гадания, кому что досталось.

• индивидуальноОбъём
• AI и автоматизацииОбласть
• 6 часов – 2 дняЗапуск

Кому это нужно

Компании, которые получают лиды из нескольких каналов.

Проблема

Заявки теряются в почте и сообщениях. Это касается компаний, которые принимают обращения сразу из нескольких каналов и не имеют одного места, куда всё стекается.

Что делаем

Выстраиваем путь обращения от начала до конца: форма → CRM → уведомление → задача. Без ручного переписывания на любом участке.

Что входит

Четыре этапа, начинаем с карты, а не с инструмента:

• Карта процессов
• Интеграции
• Тесты
• Старт

Сроки

Внедрение занимает 6 часов – 2 дня. Этапы — карта процессов, интеграции, тесты и старт.

Стоимость

Считается, сколькими путями запросы к вам попадают и во сколько мест их потом нужно вписать — одна форма это другая работа, чем форма, чат, телефон и сообщение сразу.

Что вы получаете

Порядок и более быструю реакцию на каждый лид.

Где в вашей компании реально теряются заявки

Мы автоматически проанализировали сайты варшавских компаний и видим две точки, в которых заявка исчезает, ещё не дойдя до человека. Среди 16 592 варшавских компаний, чьи сайты мы проанализировали автоматически, 14,3% видны только на чужой платформе — у них нет своей точки, где можно оставить контакт. Ещё у 9,4% домен зарегистрирован, но сайт не открылся в момент проверки (автоматическое сканирование, июль–август 2026).

Третье место утечки — уже не отсутствие сайта, а то, что происходит ПОСЛЕ того, как заявка до вас дошла: сообщение попадает в один из нескольких почтовых ящиков, никто не видит его в тот же день, а клиент в это время уже звонит конкурентам.

Формула цены часа рутины, которую забирает автоматизация

Прежде чем считать, окупается ли автоматизация, стоит посчитать, сколько сегодня стоит делать это вручную. Формула простая, и в ней намеренно нет ни одной цифры с нашей стороны — все подставляете сами:

• t — время, которое один человек тратит на ручной перенос одной заявки из почты или мессенджера в CRM, в часах
• s — часовая ставка этого человека, то есть его стоимость для компании за час работы, а не только зарплата на руки
• n — количество заявок в месяц, то есть число повторов одного и того же действия
• Месячная стоимость рутины = t × s × n

Полученную сумму сравните с ценой внедрения из прайса услуги — это единственное честное сравнение, потому что обе стороны считаете по своим данным, а не по чужой оценке.

Четыре пути, которыми заявка попадает в компанию, — и чем отличается их обработка

Заявка может прийти четырьмя разными каналами, и каждый из них по-разному справляется с одним и тем же вопросом: увидит ли её кто-то в тот же день.

• Форма на сайте — данные приходят в заданном формате, но часто в один ящик, который проверяют раз в день
• Телефон — самый быстрый для клиента, но зависит от того, возьмёт ли кто-то трубку, и не оставляет следа без ручной записи
• Мессенджер (WhatsApp, Messenger) — клиент ждёт ответа в течение минут, а сообщение легко теряется среди личных чатов того же человека
• E-mail — оставляет след и дату, но попадает в общий ящик без привязки к конкретному человеку или делу

Автоматизация не заменяет ни один из этих каналов другим — она сводит их в одно место, чтобы заявка из любого попадала в одну и ту же очередь, а не терялась в том канале, который как раз никто не проверил.

Что здесь искусственный интеллект, а что обычное правило

Честно: большая часть того, что называют «автоматизацией заявок», — это правила и пороги, а не искусственный интеллект. Мы предпочитаем сказать это прямо, чем назвать арифметику тем, чем она не является.

• Правило (не ИИ): «заявка из формы X идёт человеку Y» — это обычная переадресация по заданному условию
• Правило (не ИИ): «если на заявку нет ответа спустя 4 часа, отправь напоминание» — это временной порог, а не рассуждение
• Языковая модель (ИИ): понять, о чём речь в свободно написанном сообщении, и отнести его к нужной категории или человеку
• Языковая модель (ИИ): извлечь из длинного описания клиента конкретные данные — дату, адрес, вид услуги — в поля CRM

Что из этого входит в объём работ, определяем на этапе карты процессов — чем больше свободного текста нужно понять, тем больше здесь работы языковой модели, а не только правил.

Когда автоматизация заявок не окупается

Не каждая компания выиграет от этой услуги, и лучше проверить это до старта, чем после.

• Заявок несколько в месяц, а не десятки — стоимость поддержки автоматизации может превысить стоимость ручного переноса этих нескольких сообщений
• Каждая заявка всё равно требует долгого телефонного разговора с индивидуальным расчётом — автоматизация ускорит только сам ввод данных, а не разговор
• В компании ещё не решено, кто должен получать какую заявку, — без этого решения автоматизация получит правило для внедрения, а не проблему для решения
• Каналы заявок меняются каждый месяц (новая реклама, новая платформа) — настройка не будет успевать за изменениями быстрее, чем ручная переадресация

Что должно быть у вас

Внедрение начинается с ваших данных и вашего решения, а не с нашего инструмента.

• Доступ к каналам, из которых сегодня приходят заявки: почта, форма, мессенджер, рекламный кабинет
• Доступ к CRM или месту, куда должны попадать заявки, вместе с правами на настройку
• Список людей, которым уходят разные типы заявок, и правил, по которым их распределяют
• Одного человека, принимающего решения с вашей стороны, — изменение правил в ходе внедрения сильнее всего затягивает сроки

Как через месяц проверить, работает ли это

Договоритесь о метриках до старта и считайте их по своим данным, а не по ощущению «вроде стало лучше».

• Время от поступления заявки до первой реакции — из логов CRM, а не по памяти
• Число заявок, которые вообще дошли до CRM, в сравнении с числом заходов на форму или звонков из биллинга
• Число заявок без назначенного ответственного спустя 24 часа — должно упасть до нуля
• Число ручных переносов одной и той же информации из одной системы в другую — должно упасть до нуля

Сравнивайте один и тот же период с таким же, а не месяц внедрения с отпускным месяцем.

Самая частая ошибка при внедрении автоматизации заявок

Самая дорогая ошибка — не плохая настройка CRM, а внедрение автоматизации на правилах, которые никто в компании не может назвать вслух. Правило «заявки об аренде идут Касе» работает, пока Кася работает, — а когда она меняется, автоматизация продолжает отправлять заявки по старому адресу, потому что никто не сообщил об изменении.

Чего эта услуга не делает: не оценивает, ценна ли заявка, не торгуется с клиентом по цене и не заменяет разговор там, где решение должен принимать человек. Она следит за одним — чтобы ни одна заявка не оставалась без ответа только потому, что попала не в то место.

Что вы получаете

• Карта источников заявок и целевых систем
• Маппинг полей, маршрутизация лидов и правила создания задач
• Внутренние уведомления, обработка ошибок и сквозное тестирование flow

Когда задача лежит в другом месте

Если задача звучит иначе, рядом стоят соседние области той же системы — AURA связывает их между собой, а не продаёт по отдельности:

• AI-квалификация лидов — ИИ оценивает и присваивает теги заявкам по потенциалу до того, как кто-то начнёт перезванивать, — по содержанию обращения, а не порядку поступления.
• AI follow-up — Последовательности сообщений для лидов без ответа: напоминания уходят сами, в нужное время, на нужном канале, с остановкой сразу после ответа.
• CRM и автоматизации — CRM и автоматизации Aura: единая воронка для заявок из всех каналов, напоминания по SMS и e-mail, данные клиентов — без ручного переноса с бумажки в календарь.
• AI-отчёты — Еженедельная сводка по лидам, кампаниям и продажам, написанная простым языком и присланная сама. Вместо панели, в которую никто не заглядывает.