Якщо ти ведеш фірму послуг на VAT, обов'язок виставляти рахунки в KSeF поширюється на тебе з 1 квітня 2026 року, а якщо вартість продажів, документованих рахунками, не перевищує 10 000 злотих брутто на місяць, до кінця 2026 року ти можеш виставляти рахунки поза системою, на папері або в електронному вигляді. Отримання рахунків через KSeF обов'язкове вже з 1 лютого 2026 року, і ліміт виставлення це не змінює. Штрафи за помилки в системі відкладені до 1 січня 2027 року.
На цій сторінці — повний календар на кінець 2026 року: три дати обов'язку, ліміт 10 000 злотих, порахований на власних рахунках, документи, які не йдуть в KSeF, чек з NIP із каси, повноваження бухгалтерського бюро, режим offline24 та огляд фірми для самостійного проведення. Терміни та ліміти взяті з порталу KSeF Міністерства фінансів — у кожного пункту є посилання на джерело.
Три дати, які впорядковують обов'язок KSeF
Обов'язок запроваджено етапно. Для невеликої фірми послуг важливі дві дати: 1 лютого 2026 року, коли KSeF охопив платників податків із продажами понад 200 млн злотих (з податком) у 2024 році, і 1 квітня 2026 року, коли приєдналися інші. Третій термін — 1 січня 2027 року — завершує виняток для найменших; портал показує його на прикладі квіткарки. Все в одній таблиці:
| Хто | Що обов'язково | З якої дати |
|---|---|---|
| Платники податків із продажами понад 200 млн злотих (з VAT) у 2024 р. | виставлення та отримання рахунків в KSeF | 1 лютого 2026 р. |
| Інші платники податків, включаючи невелику фірму послуг | виставлення рахунків в KSeF | 1 квітня 2026 р. |
| Кожний платник податків, навіть нижче ліміту виставлення | отримання рахунків через KSeF | 1 лютого 2026 р. |
Елемент, який найчастіше вислизає: отримання рахунків обов'язкове і для фірми, яка сама виставляє поза системою — рахунки від контрагентів шукаєш в KSeF, а не в поштовій скриньці. Тому навіть нижче ліміту варто мати доступ до системи. Обсяг обов'язкового KSeF пояснює портал Міністерства фінансів.
Ліміт 10 000 злотих: порахуй на своїх рахунках
Виняток працює помісячно: рахуються продажі з податком на рахунках, виставлених у даному місяці. Включаються тільки рахунки, які обов'язково мають потрапити в KSeF — без сум із каси та чеків з NIP до 450 злотих, а також без споживчих рахунків. До місяця кваліфікує дата виставлення рахунку, не дата виконання послуги.
Швидкий розрахунок робиться за формулою: сума_продажів_за_місяць = кількість_рахунків × середня_сума_брутто. Приклад на умовних числах: 4 рахунки по 2 200 злотих брутто — це 8 800 злотих, у межах ліміту; п'ятий такий рахунок дає 11 000 злотих, і ліміт перевищено. Підстав свої власні дані.
Механіка перевищення: у місяці, коли ти перевищиш ліміт, рахунок, що його перевищує, і всі наступні мають бути в KSeF, а зниження нижче 10 000 злотих у наступному місяці не повертає можливість виставлення поза системою. Квіткарка з прикладу порталу — три рахунки на місяць по 1 500–2 500 злотих брутто — вкладається в ліміт увесь 2026 рік, але з 1 січня 2027 року обов'язок охоплює її повністю. Деталі зібрані в FAQ «Нижче 10 000 злотих».
Документи, які взагалі не йдуть в KSeF
До системи не відправляються:
- рахунки проформа,
- рахунки внутрішні,
- докази внутрішні,
- ноти кредитні,
- ноти дебетові.
Окрема зміна: з 1 лютого 2026 року скасовано правила про коригувальні ноти, тому ти не виставляєш їх ні в KSeF, ні поза системою. Якщо бухгалтерське бюро виправляло помилки нотами, узгодь з ним, як повідомляти виправлення зараз — змінився інструмент, не обов'язок правильності.
які «рахунки» у твоїй фірмі насправді проформи
У послугах документи легко плутаються: «рахунок», що відправляється поштою до оплати, часто буває проформою, а рахунок продажу створюється тільки після переказу. Переглянь документи за останній місяць і назви кожен правильно — проформа в KSeF не йде, рахунок продажу підлягає обов'язку. Година цього впорядкування економить питання в перший місяць у системі; який документ який — підтверди з бухгалтером.
Чек з NIP із каси замість рахунку в KSeF
До кінця 2026 року каси залишаються в грі: фіскальний чек з NIP покупця на суму до 450 злотих (або 100 євро) вважається спрощеним рахунком і не йде в KSeF. На ресепшн сервісу: клієнт-фірма платить на місці, дає NIP, людина біля каси виписує чек з NIP — це документ продажу. Суми з каси не зараховуються в ліміт 10 000 злотих, тому цей шлях не з'їдає виняток. Що буде з касами з 1 січня 2027 року — перевір актуальну позицію порталу KSeF.
Приватні клієнти: рахунок в KSeF тільки добровільно
Продаж приватним особам — окремий шлях: рахунки B2C в KSeF добровільні — як до 1 лютого 2026 року, так і після цієї дати — а споживчі рахунки не зараховуються в ліміт 10 000 злотих. Кабінет або салон, що виписує рахунок на прохання клієнта, веде цей шлях по-старому. Деталі описані в FAQ для споживачів та фізичних осіб.
Щоденне виставлення рахунків після переходу на KSeF
Е-рахунок — це XML-файл, що відповідає шаблону, відправлений у систему, якій KSeF присвоює унікальний номер. Отримувач з NIP знаходить її сам — ти не відправляєш її поштою і не друкуєш (крім встановлених винятків), а в KSeF вона архівується на 10 років. Ти виставляєш у фінансово-бухгалтерській програмі, інтегрованій через API, або в безкоштовних інструментах Міністерства фінансів — Онлайн-застосунку для платника податків та Мобільному застосунку. У невеликій фірмі послуг весь обіг перетворюється на один шлях:
- 01Замовлення виконано
- →02дані клієнта в CRM
- →03рахунок у програмі
- →04номер KSeF
- →05оплата
- →06звірка з бухгалтером
Звідки взяти NIP покупця
Рахунок в KSeF починається з даних, а в послугах дані збираються на етапі замовлення, не при рахуванні. Якщо NIP і адреса потрапляють у картку клієнта при першому зверненні, той, хто виставляє, нічого не переписує з папірки. Про одне джерело даних клієнта — CRM та автоматизації, про те, що можна передати системі — автоматизація процесів у компанії, а про цифри, які варто з них витягувати — автоматизація звітності.
Повноваження: хто виставляє рахунки від твого імені
В KSeF автентифікується платник податків або вказана ним особа або суб'єкт — наприклад, бухгалтерське бюро, яке може вказати своїх співробітників. Для входу використовуються Профіль Застрахований, кваліфікований підпис, кваліфікована печатка, токен або сертифікат KSeF; одного PESEL недостатньо. Варто це оформити в таблиці:
| Хто | Що робить в KSeF | Звідки отримує доступ |
|---|---|---|
| Власник ФОП | виставляє рахунки, керує повноваженнями | повноваження власника призначаються автоматично |
| Бухгалтерське бюро | виставляє та веде рахунки для клієнтів | вказано платником податків |
| Співробітник бюро | виставляє рахунки від імені бюро | вказано бюро |
Принцип, який варто берегти: доступ видається та відкликається на боці повноважень, а не відправкою пароля комусь — так працює API в Аурі. Запиши, хто сьогодні виставляє рахунки від твого імені — список на одному аркуші — це готовий аудит.
Коли не працює інтернет: режим offline24
Несправність не блокує рахування. Режим offline24 дозволяє будь-якому платнику податків виставити е-рахунок поза KSeF — відповідний шаблону структурованого рахунку, наприклад при проблемах із мережею — і відправити її не пізніше наступного робочого дня. Рахунок ти маркуєш двома QR-кодами, а для другого потрібен раніше отриманий сертифікат KSeF. Портал також розрізняє режим offline під час робіт з обслуговування Міністерства фінансів (відправка день після закінчення перерви) та аварійний режим при несправності, оголошеній у BIP (7 робочих днів). Усі процедури описані у питаннях та відповідях KSeF 2.0.
- 01Немає зв'язку
- →02рахунок виставлено поза KSeF
- →03маркування двома QR-кодами
- →04зв'язок відновлено
- →05відправка наступним робочим днем
Хто у фірмі відповідає за відправку рахунку
Аварійна процедура працює тільки тоді, коли хтось знає її напам'ять. Признач людину, яка за відсутності інтернету виставляє рахунки поза системою, і прослідкуй, щоб сертифікат KSeF для другого QR-кода був отриманий заздалегідь, не в день несправності. Один рядок у процедурі бюро закриває тему.
Штрафи за помилки в KSeF відкладені до 1 січня 2027 року
Портал KSeF повідомляє, що штрафи за помилки в системі відкладені до 1 січня 2027 року. Для невеликої фірми це не сигнал «можна сповільнитися», а перенос санкцій у часі: обов'язок виставляти та відправляти працює сьогодні, відкладено наслідок помилки. Практично: останні місяці 2026 року підходять для відпрацювання обігу без кримінального тиску — помилки ти все одно виправляєш, тільки спокійніше. Чи сталася помилка у твоєму випадку і як її виправити, оцінить бухгалтер або податковий консультант.
Огляд фірми до 31 грудня 2026 року: зроби сам
До кінця року пройди по фірмі шість кроків — кожен займає чверть години:
- Додай продажі з обов'язкових рахунків за три останні місяці за датами виставлення і порівняй кожен місяць з лімітом 10 000 злотих.
- Випиши всі програми, які виставляють у тебе рахунки, в тому числі від бухгалтерського бюро.
- Перевір, хто фактично має повноваження в KSeF від твого імені, і викресли людей, яких там вже не повинно бути.
- Дізнайся у постачальника програми, чи отримує рахунок номер KSeF, де його знайти і чи повертається статус оплати в систему.
- Узгодь з бухгалтерським бюро розмежування ролей: хто виставляє, хто проводить, хто відправляє в режимі offline.
- Програй сценарій offline24 на пробному рахунку, перш ніж він застане тебе на роботі.
Ці цифри можуть бути на одному екрані замість трьох таблиць — Дашборди; зведення може приходити саме, перш ніж ти відкриєш панель — AI-звіти. А коли ручного переписування занадто багато на вечір, пороги впровадження описані в тексті з чого почати автоматизацію в малому бізнесі.
Як виглядає рахування, коли ним керує система
Закрите замовлення в CRM може потрапити в програму для рахунків, підключену до KSeF, без переписування даних клієнта — це завдання інтеграції. Що повернеться в картку клієнта (номер KSeF, статус оплати), залежить від того, що віддає твоя програма для рахунків, — ми перевіряємо це на старті, перш ніж щось обіцяти.
- 01Замовлення в CRM
- →02рахунок без переписування
- →03номер KSeF в картці клієнта
- →04статус оплати
- →05зведення для бухгалтера
Людина залишається при рішеннях: оцінка замовлення, розмова з клієнтом, згода на знижку, оцінка, чи випадок вимагає юриста. Система бере на себе перенос даних і слідкує, щоб жоден рахунок не висіла без номера. З боку інструментів: Фінанси показують доходи, витрати та маржу на ходу, Інтеграції з'єднують програму рахування з рештою фірми, а CRM та автоматизації тримають одну картотеку клієнта. Вимоги до програми рахування при KSeF ми розібрали в автоматизації виставлення рахунків, а вартість таких проектів — у вилці 2026. Подивися, як це працює на практиці — почни з Фінанси.
Часті питання
Якщо я продаю менше ніж на 10 000 злотих на місяць, чи потрібно мені виставляти рахунки в KSeF?
До 31 грудня 2026 року так — ти виставляєш поза системою, якщо продажі з податком на обов'язкових рахунках не перевищують на місяць 10 000 злотих. У місяці перевищення цей рахунок і всі наступні мають бути в KSeF, а повернення поза системою вже неможливе. З 1 січня 2027 року обов'язок поширюється на малих підприємців без ліміту — це показує приклад квіткарки.
Чи замінює чек з NIP із каси рахунок в KSeF?
До кінця 2026 року фіскальний чек з NIP покупця на суму до 450 злотих (або 100 євро) вважається спрощеним рахунком, і тобі не потрібно відправляти його в KSeF. Суми з каси та чеків також не зараховуються в ліміт 10 000 злотих. Що буде з касами з 1 січня 2027 року — перевір актуальну позицію порталу KSeF.
Чи потрібно мені виставляти рахунки на приватних осіб в KSeF?
Ні. Виставлення рахунків B2C в KSeF добровільне як до 1 лютого 2026 року, так і після цієї дати. Споживчі рахунки також не зараховуються в ліміт 10 000 злотих.
Що робити з рахунком, коли немає інтернету?
Використовуй режим offline24: вистави е-рахунок поза KSeF, відповідний шаблону структурованого рахунку, і відправ його в систему не пізніше наступного робочого дня, маркований двома QR-кодами. При роботах з обслуговування Міністерства фінансів працює режим offline, а при несправності, оголошеній у BIP, — аварійний режим із довшим терміном.
Чи загрожують мені вже штрафи за помилки в KSeF?
Портал KSeF повідомляє, що штрафи за помилки відкладені до 1 січня 2027 року. Відміна не знімає обов'язку виставляти та відправляти рахунки — перенесено в часі тільки штрафи за помилки. Сталася чи помилка у твоєму випадку і що з нею робити, оцінить бухгалтер або податковий консультант.
Хто може виставляти рахунки в KSeF від мого імені?
Крім тебе — особа або суб'єкт, якого ти вкажеш, наприклад бухгалтерське бюро; воно може вказати своїх співробітників. Для автентифікації потрібен Профіль Застрахований, кваліфікований підпис, кваліфікована печатка, токен або сертифікат KSeF — одного PESEL недостатньо.