Если ты ведёшь фирму услуг на VAT, обязанность выставлять фактуры в KSeF распространяется на тебя с 1 апреля 2026 года, а если стоимость продаж, документированных фактурами, не превышает 10 000 злотых брутто в месяц, до конца 2026 года ты можешь выставлять фактуры вне системы, на бумаге или в электронном виде. Получение фактур через KSeF обязательно уже с 1 февраля 2026 года, и лимит выставления это не меняет. Штрафы за ошибки в системе отложены до 1 января 2027 года.
На этой странице — полный календарь на конец 2026 года: три даты обязанности, лимит 10 000 злотых, посчитанный на собственных фактурах, документы, которые не идут в KSeF, чек с NIP из кассы, полномочия бухгалтерского бюро, режим offline24 и обзор фирмы для самостоятельного проведения. Сроки и лимиты взяты с портала KSeF Министерства финансов — у каждого пункта есть ссылка на источник.
Три даты, которые упорядочивают обязанность KSeF
Обязанность введена поэтапно. Для небольшой фирмы услуг важны две даты: 1 февраля 2026 года, когда KSeF охватил налогоплательщиков с продажами свыше 200 млн злотых (с налогом) в 2024 году, и 1 апреля 2026 года, когда присоединились остальные. Третий срок — 1 января 2027 года — завершает исключение для самых маленьких; портал показывает его на примере цветочницы. Всё в одной таблице:
| Кто | Что обязательно | С какой даты |
|---|---|---|
| Налогоплательщики с продажами свыше 200 млн злотых (с VAT) в 2024 г. | выставление и получение фактур в KSeF | 1 февраля 2026 г. |
| Остальные налогоплательщики, включая небольшую фирму услуг | выставление фактур в KSeF | 1 апреля 2026 г. |
| Каждый налогоплательщик, даже ниже лимита выставления | получение фактур через KSeF | 1 февраля 2026 г. |
Элемент, который чаще всего ускользает: получение фактур обязательно и для фирмы, которая сама выставляет вне системы — фактуры от контрагентов ищешь в KSeF, а не в почтовом ящике. Поэтому даже ниже лимита стоит иметь доступ к системе. Объём обязательного KSeF объясняет портал Министерства финансов.
Лимит 10 000 злотых: посчитай на своих фактурах
Исключение работает помесячно: считаются продажи с налогом на фактурах, выставленных в данном месяце. Включаются только фактуры, которые обязательно должны попасть в KSeF — без сумм из кассы и чеков с NIP до 450 злотых, а также без потребительских фактур. К месяцу квалифицирует дата выставления фактуры, не дата выполнения услуги.
Быстрый расчёт делается по формуле: сумма_продаж_за_месяц = количество_фактур × средняя_сумма_брутто. Пример на условных числах: 4 фактуры по 2 200 злотых брутто — это 8 800 злотых, в пределах лимита; пятая такая фактура даёт 11 000 злотых, и лимит превышен. Подставь свои собственные данные.
Механика превышения: в месяце, когда ты превысишь лимит, фактура, его превышающая, и все последующие должны быть в KSeF, а снижение ниже 10 000 злотых в следующем месяце не возвращает возможность выставления вне системы. Цветочница из примера портала — три фактуры в месяц по 1 500–2 500 злотых брутто — помещается в лимит весь 2026 год, но с 1 января 2027 года обязанность охватывает её полностью. Детали собраны в FAQ «Ниже 10 000 злотых».
Документы, которые вообще не идут в KSeF
В систему не отправляются:
- фактуры проформа,
- фактуры внутренние,
- доказательства внутренние,
- ноты кредитные,
- ноты дебетовые.
Отдельное изменение: с 1 февраля 2026 года отменены правила о корректирующих нотах, поэтому ты не выставляешь их ни в KSeF, ни вне системы. Если бухгалтерское бюро исправляло ошибки нотами, согласуй с ним, как сообщать исправления сейчас — изменился инструмент, не обязанность правильности.
Какие «фактуры» в твоей фирме на самом деле проформы
В услугах документы легко путаются: «фактура», отправляемая по почте до оплаты, часто бывает проформой, а фактура продажи создаётся только после перевода. Просмотри документы за последний месяц и назови каждый правильно — проформа в KSeF не идёт, фактура продажи подлежит обязанности. Час этой упорядоченности экономит вопросы в первый месяц в системе; какой документ какой — подтверди с бухгалтером.
Чек с NIP из кассы вместо фактуры в KSeF
До конца 2026 года кассы остаются в игре: фискальный чек с NIP клиента на сумму до 450 злотых (или 100 евро) считается упрощённой фактурой и не идёт в KSeF. На ресепшн сервиса: клиент-фирма платит на месте, даёт NIP, человек у кассы выписывает чек с NIP — это документ продажи. Суммы из кассы не засчитываются в лимит 10 000 злотых, поэтому этот путь не съедает исключение. Что будет с кассами с 1 января 2027 года — проверь актуальную позицию портала KSeF.
Частные клиенты: фактура в KSeF только добровольно
Продажа частным лицам — отдельный путь: фактуры B2C в KSeF добровольны — как до 1 февраля 2026 года, так и после этой даты — а потребительские фактуры не засчитываются в лимит 10 000 злотых. Кабинет или салон, выписывающий фактуру по просьбе клиента, ведёт этот путь по-старому. Детали описаны в FAQ для потребителей и физических лиц.
Ежедневное выставление фактур после перехода на KSeF
Э-фактура — это XML-файл, соответствующий шаблону, отправленный в систему, которой KSeF присваивает уникальный номер. Получатель с NIP находит её сам — ты не отправляешь её по почте и не печатаешь (кроме установленных исключений), а в KSeF она архивируется на 10 лет. Ты выставляешь в финансово-бухгалтерской программе, интегрированной через API, или в бесплатных инструментах Министерства финансов — Онлайн-приложении для налогоплательщика и Мобильном приложении. В небольшой фирме услуг весь оборот превращается в один путь:
- 01Заказ выполнен
- →02данные клиента в CRM
- →03фактура в программе
- →04номер KSeF
- →05оплата
- →06сверка с бухгалтером
Откуда взять NIP клиента
Фактура в KSeF начинается с данных, а в услугах данные собираются на этапе заказа, не при фактурировании. Если NIP и адрес попадают в карточку клиента при первом обращении, выставляющий ничего не перепечатывает с бумажки. Об одном источнике данных клиента — CRM и автоматизации, о том, что можно передать системе — автоматизация процессов в компании, а о цифрах, которые стоит из них вытягивать — автоматизация отчётности.
Полномочия: кто выставляет фактуры от твоего имени
В KSeF аутентифицируется налогоплательщик или указанное им лицо или субъект — например, бухгалтерское бюро, которое может указать своих сотрудников. Для входа используются Профиль Застрахованный, квалифицированная подпись, квалифицированная печать, токен или сертификат KSeF; одного PESEL недостаточно. Стоит это оформить в таблице:
| Кто | Что делает в KSeF | Откуда получает доступ |
|---|---|---|
| Владелец ИП | выставляет фактуры, управляет полномочиями | полномочия владельца присваиваются автоматически |
| Бухгалтерское бюро | выставляет и ведёт фактуры для клиентов | указано налогоплательщиком |
| Сотрудник бюро | выставляет фактуры от имени бюро | указан бюро |
Принцип, который стоит беречь: доступ выдаётся и отзывается на стороне полномочий, а не отправкой пароля кому-то — так работает API в Ауре. Запиши, кто сегодня выставляет фактуры от твоего имени — список на одном листе — это готовый аудит.
Когда не работает интернет: режим offline24
Неполадка не блокирует фактурирование. Режим offline24 позволяет любому налогоплательщику выставить э-фактуру вне KSeF — соответствующую шаблону структурированной фактуры, например при проблемах с сетью — и отправить её не позднее следующего рабочего дня. Фактуру ты маркируешь двумя QR-кодами, а для второго нужен ранее полученный сертификат KSeF. Портал также различает режим offline во время работ по обслуживанию Министерства финансов (отправка день после окончания перерыва) и аварийный режим при неполадке, объявленной в BIP (7 рабочих дней). Все процедуры описаны в вопросах и ответах KSeF 2.0.
- 01Нет связи
- →02фактура выставлена вне KSeF
- →03маркировка двумя QR-кодами
- →04связь восстановлена
- →05отправка следующим рабочим днём
Кто в фирме отвечает за отправку фактуры
Аварийная процедура работает только тогда, когда кто-то знает её наизусть. Назначь человека, который при отсутствии интернета выставляет фактуры вне системы, и проследи, чтобы сертификат KSeF для второго QR-кода был получен заранее, не в день неполадки. Одна строчка в процедуре бюро закрывает тему.
Штрафы за ошибки в KSeF отложены до 1 января 2027 года
Портал KSeF сообщает, что штрафы за ошибки в системе отложены до 1 января 2027 года. Для небольшой фирмы это не сигнал «можно замедлиться», а перенос санкций во времени: обязанность выставлять и отправлять работает сегодня, отложено последствие ошибки. Практически: последние месяцы 2026 года подходят для отработки оборота без уголовного давления — ошибки ты всё равно исправляешь, только спокойнее. Произошла ли ошибка в твоём случае и как её исправить, оценит бухгалтер или налоговый консультант.
Обзор фирмы до 31 декабря 2026 года: сделай сам
До конца года пройди по фирме шесть шагов — каждый занимает четверть часа:
- Сложи продажи с обязательных фактур за три последних месяца по датам выставления и сравни каждый месяц с лимитом 10 000 злотых.
- Выпиши все программы, которые выставляют у тебя фактуры, в том числе от бухгалтерского бюро.
- Проверь, кто фактически имеет полномочия в KSeF от твоего имени, и вычеркни людей, которых там уже не должно быть.
- Узнай у поставщика программы, получает ли фактура номер KSeF, где его найти и возвращается ли статус оплаты в систему.
- Согласуй с бухгалтерским бюро разграничение ролей: кто выставляет, кто проводит, кто отправляет в режиме offline.
- Проиграй сценарий offline24 на пробной фактуре, прежде чем он застанет тебя на работе.
Эти цифры могут быть на одном экране вместо трёх таблиц — Дашборды; сводка может приходить сама, прежде чем ты откроешь панель — AI-отчёты. А когда ручного перепечатывания слишком много на вечер, пороги внедрения описаны в тексте с чего начать автоматизацию в малой компании.
Как выглядит фактурирование, когда им управляет система
Закрытый заказ в CRM может попасть в программу фактурирования, подключённую к KSeF, без перепечатывания данных клиента — это задача интеграции. Что вернётся в карточку клиента (номер KSeF, статус оплаты), зависит от того, что отдаёт твоя программа фактурирования, — мы проверяем это на старте, прежде чем что-то обещать.
- 01Закрытый заказ в CRM
- →02фактура без перепечатывания
- →03номер KSeF в карточке клиента
- →04статус оплаты
- →05сводка для бухгалтера
Человек остаётся при решениях: оценка заказа, разговор с клиентом, согласие на скидку, оценка, требуется ли юрист. Система берёт на себя перенос данных и следит, чтобы ни одна фактура не висела без номера. Со стороны инструментов: Финансы показывают доходы, расходы и маржу на ходу, Интеграции соединяют программу фактурирования с остальной фирмой, а CRM и автоматизации держат одну картотеку клиента. Требования к программе фактурирования при KSeF мы разобрали в автоматизации выставления счетов, а стоимость таких проектов — в вилке 2026. Посмотри, как это работает на практике — начни с Финансы. А чтобы узнать, какие звонки и заявки теряет твоя фирма — пройди оценку на портале.
Частые вопросы
Если я продаю меньше чем на 10 000 злотых в месяц, нужно ли мне выставлять фактуры в KSeF?
До 31 декабря 2026 года да — ты выставляешь вне системы, если продажи с налогом на обязательных фактурах не превышают в месяц 10 000 злотых. В месяце превышения эта фактура и все последующие должны быть в KSeF, а возврат вне системы уже невозможен. С 1 января 2027 года обязанность распространяется на малых предпринимателей без лимита — это показывает пример цветочницы.
Заменяет ли чек с NIP из кассы фактуру в KSeF?
До конца 2026 года фискальный чек с NIP клиента на сумму до 450 злотых (или 100 евро) считается упрощённой фактурой, и тебе не нужно отправлять его в KSeF. Суммы из кассы и чеков также не засчитываются в лимит 10 000 злотых. Что будет с кассами с 1 января 2027 года — проверь актуальную позицию портала KSeF.
Нужно ли мне выставлять фактуры на частных лиц в KSeF?
Нет. Выставление фактур B2C в KSeF добровольно как до 1 февраля 2026 года, так и после этой даты. Потребительские фактуры также не засчитываются в лимит 10 000 злотых.
Что делать с фактурой, когда нет интернета?
Используй режим offline24: выставь э-фактуру вне KSeF, соответствующую шаблону структурированной фактуры, и отправь её в систему не позднее следующего рабочего дня, маркированную двумя QR-кодами. При работах по обслуживанию Министерства финансов работает режим offline, а при неполадке, объявленной в BIP, — аварийный режим с более длинным сроком.
Грозят ли мне уже штрафы за ошибки в KSeF?
Портал KSeF сообщает, что штрафы за ошибки отложены до 1 января 2027 года. Отмена не снимает обязанности выставлять и отправлять фактуры — перенесены во времени только штрафы за ошибки. Произошла ли ошибка в твоём случае и что с ней делать, оценит бухгалтер или налоговый консультант.
Кто может выставлять фактуры в KSeF от моего имени?
Кроме тебя — лицо или субъект, которого ты укажешь, например бухгалтерское бюро; оно может указать своих сотрудников. Для аутентификации нужен Профиль Застрахованный, квалифицированная подпись, квалифицированная печать, токен или сертификат KSeF — одного PESEL недостаточно.