Custom business tools

Dedykowane aplikacje i narzędzia wewnętrzne — od generatorów ofert po systemy pod jeden proces, budowane po analizie realnych wyjątków, a nie wyobrażeń o pracy.

• indywidualnieZakres
• Systemy biznesoweObszar
• wycena indywidualnaUruchomienie

Dla kogo to jest

Firmy z unikalnym procesem, którego nie obsłuży gotowy soft.

Problem

Gotowe narzędzia wymuszają cudzy proces. Problem pojawia się w firmach, których sposób pracy jest na tyle własny, że żaden soft z półki go nie obsłuży.

Co robimy

Budujemy dedykowane aplikacje i narzędzia — od generatorów ofert po systemy wewnętrzne.

Co wchodzi w zakres

Cztery etapy, ostatni jest ciągły:

• Analiza
• Prototyp
• Wdrożenie
• Rozwój

Ile to trwa

Termin liczymy indywidualnie i podajemy go razem z wyceną, przed rozpoczęciem prac. Decyduje o nim to samo, co o cenie: zakres narzędzia, liczba integracji i model utrzymania. Kolejność prac jest za to stała: analiza, prototyp, wdrożenie, rozwój — a każdy etap dostaje własną datę, żeby nie było jednego terminu na sam koniec.

Ile to kosztuje

Wycena indywidualna. Na cenę składają się zakres, integracje i model utrzymania.

Co z tego macie

Narzędzie dopasowane w 100% do firmy, a nie proces dopasowany do narzędzia.

Jak liczyć próg opłacalności narzędzia szytego na miarę

Wycena jest indywidualna, więc próg opłacalności też trzeba policzyć indywidualnie — a wzór jest ten sam niezależnie od zakresu.

• Oszczędność miesięczna = (liczba godzin pracy, którą dziś pochłania obejście braku takiego narzędzia — ręczne przepisywanie, generowanie ofert w Wordzie, pilnowanie procesu w głowie jednej osoby) × stawka godzinowa
• Próg zwrotu (w miesiącach) = koszt budowy narzędzia ÷ oszczędność miesięczna, po odjęciu kosztu utrzymania
• Koszt braku narzędzia liczycie też inaczej: przez liczbę błędów lub straconych okazji, które wynikają z tego, że proces trzyma się w głowie jednej osoby, a nie w systemie

Bez tej drugiej liczby próg zwrotu wygląda gorzej, niż jest w rzeczywistości — bo pomija ryzyko, że proces przestaje działać, gdy ta jedna osoba jest na urlopie albo odchodzi z firmy.

Narzędzie własne, gotowy soft z półki i praca ręczna — trzy drogi

Zanim zamówicie narzędzie szyte na miarę, warto zestawić je z dwiema alternatywami, które już macie.

• Praca ręczna (Word, Excel, pamięć jednej osoby) — zero kosztu narzędzia, ale każdy krok zależy od obecności konkretnego człowieka i nie skaluje się wraz z liczbą klientów
• Gotowy soft z rynku — szybki start, ale wymusza cudzy proces: firma dopasowuje się do narzędzia zamiast narzędzie do firmy, a to, czego soft nie przewidział, i tak wraca do pracy ręcznej
• Narzędzie szyte na miarę — pokrywa dokładnie Wasz proces, łącznie z wyjątkami, ale kosztuje więcej na starcie i wymaga czasu na analizę, zanim powstanie pierwsza linijka kodu

Ta trzecia droga ma sens tam, gdzie proces jest na tyle własny, że dwie pierwsze już zawiodły — nie jako pierwszy krok, tylko jako decyzja podjęta po próbie tamtych dwóch.

Kiedy narzędzie szyte na miarę się nie opłaca

Cztery sytuacje, w których uczciwiej odradzić budowę narzędzia własnego, niż je sprzedać.

• Proces, który ma obsłużyć narzędzie, jeszcze się nie ustabilizował — zmienia się co tydzień, bo firma sama jeszcze szuka swojego sposobu pracy; budowa czegokolwiek na takim gruncie kończy się przebudową za miesiąc
• Gotowe narzędzie z rynku pokrywa 90% potrzeby, a brakujące 10% da się obejść ręcznie bez większego kosztu — różnica w cenie między soft z półki a narzędziem własnym rzadko wtedy się zwraca
• W firmie jest jedna osoba, która ma korzystać z narzędzia, i ta osoba już ma swój wygodny sposób pracy — narzędzie zbudowane obok niej zostanie otwarte raz i zapomniane
• Budżet nie pozwala na etap Analiza w pełnym zakresie — narzędzie zbudowane bez rozpoznania wyjątków w procesie kosztuje więcej w poprawkach niż w rzetelnej analizie na starcie

Co musicie mieć po swojej stronie

Budowa narzędzia zaczyna się od Waszej wiedzy o procesie, nie od naszej.

• Osobę, która zna proces od środka i potrafi opisać wyjątki — nie tylko wersję z instrukcji, tylko to, co się dzieje naprawdę, kiedy coś idzie nie tak
• Dostęp do danych i narzędzi, które dziś obsługują ten proces ręcznie — arkusze, szablony, poczta, obecne systemy, z którymi narzędzie ma współpracować
• Jedną osobę decydującą o zakresie pierwszej wersji — bez niej etap Analiza wydłuża się, bo każda decyzja czeka na kolejną osobę
• Zgodę na to, że pierwsza wersja nie obejmie wszystkiego — etap Rozwój jest ciągły właśnie dlatego, że rzadko da się przewidzieć cały proces za pierwszym razem

Jak po miesiącu sprawdzić, czy narzędzie się opłaciło

Miary liczycie sami, z własnych danych, bez logowania się do niczego naszego.

• Liczba godzin ręcznej pracy, którą narzędzie teraz robi za Was, porównana z czasem sprzed wdrożenia
• Liczba przypadków, w których proces zadziałał bez udziału konkretnej jednej osoby — to test na to, czy wiedza faktycznie przeniosła się z głowy do systemu
• Liczba błędów lub pominiętych kroków, znalezionych po fakcie, w porównaniu z okresem przed narzędziem
• Liczba osób, które faktycznie z narzędzia korzystają, a nie tylko ta jedna, dla której je budowano — jeśli proces miał się skalować, to najlepszy dowód, że się skaluje

Porównujcie ten sam typ okresu — miesiąc spokojny z miesiącem spokojnym, nie z miesiącem, w którym połowa zespołu była na urlopie.

Czego narzędzie szyte na miarę nie robi

Narzędzie robi dokładnie to, co zostało zaprojektowane na etapie Analiza — nie więcej. Jeśli liczy sumy, generuje dokumenty według szablonu albo pilnuje kolejności kroków, to arytmetyka i reguły, a nie sztuczna inteligencja, i wyraźnie mówimy, kiedy jedno, a kiedy drugie — bo generator ofert liczący ceny z cennika to nie to samo, co model językowy piszący treść oferty. Narzędzie nie decyduje samo, jak ma wyglądać proces — tę decyzję podejmuje ktoś w firmie na etapie Analiza. Nie naprawia też danych wpisanych błędnie przez człowieka na wejściu, bo nie wie, że są błędne, tylko przetwarza to, co dostało.

Najczęstszy błąd przy zamawianiu narzędzia własnego

Najdroższy błąd to zamówienie narzędzia pod wyobrażenie procesu zamiast pod proces, jaki naprawdę dzieje się w firmie. Klient opisuje, jak praca POWINNA przebiegać, my budujemy dokładnie według tego opisu, a pierwszego dnia użytkowania wychodzą wyjątki, o których nikt nie wspomniał, bo dla zespołu były oczywiste — 'no przecież zawsze tak robimy, jak klient dzwoni po godzinach'. Naprawa gotowego narzędzia kosztuje więcej niż rzetelna Analiza na starcie, dlatego ten etap w naszym zakresie prac nie jest formalnością do odhaczenia, tylko miejscem, gdzie wyjątki wychodzą na jaw, zanim powstanie pierwsza linijka kodu.

Kod, dane i dostępy zostają Wasze

Narzędzie budowane jest na Waszej infrastrukturze albo na koncie założonym na Waszą firmę — dane, które w nim powstają, zostają fizycznie po Waszej stronie. Kod źródłowy nie jest zamknięty w naszym systemie: przy zmianie wykonawcy albo zakończeniu współpracy zabieracie narzędzie razem z danymi, a nie zaczynacie budowy od zera. Dostęp administracyjny ma od pierwszego dnia osoba wskazana przez Was, my pracujemy na koncie z ograniczonymi uprawnieniami.

Co dostajecie

• Analiza procesu i prototyp najważniejszego scenariusza
• Dedykowana aplikacja obejmująca uzgodniony zakres funkcjonalny
• Integracje, wdrożenie oraz plan dalszego utrzymania i rozwoju

Kiedy problem leży gdzie indziej

Jeśli Wasz problem brzmi inaczej, obok stoją sąsiednie obszary tego samego systemu — AURA łączy je ze sobą, a nie sprzedaje osobno:

• Formularze leadowe — Formularze i quizy, które ludzie chcą wypełniać: kilka krótkich kroków z logiką warunkową zamiast jednej długiej listy pól.
• Kalkulatory ofert — Klient sam wpisuje parametry i widzi orientacyjną cenę, bez czekania na telefon czy maila — a Wy dostajecie gotowe, ciepłe zapytanie z policzonymi danymi.
• Panele admina — Dedykowany panel do prowadzenia firmy: leady, klienci, treści i statystyki w jednym miejscu, z rolami dla zespołu i bez ręcznego przepisywania danych dwa razy.
• Systemy rezerwacji — Rezerwacje online z potwierdzeniami i przypomnieniami: klient wybiera wolny termin sam, kalendarz pilnuje się bez telefonów i bez podwójnych zapisów.